Data Driven Planning

El contexto de la planificación empresarial

La planificación es una actividad vital para cada organización. En el pasado era una actividad estacional impulsada por una fecha en un calendario. El largo plazo y la planificación de recursos tiende a producirse sobre una base anual, el pronóstico tiende a ser trimestral, mientras que los informes son mensuales. Este calendario de planificación de eventos se estableció en la década de 1920. No hay nada malo con este concepto de la planificación, pero las empresas de hoy son muy distintas a las de hace 100 años.

En el nuevo entorno económico se han eliminado las fronteras físicas, por lo que es relativamente fácil para los competidores entrar en nuevos mercados con nuevos productos, en una fracción de tiempo de lo que constaba en el pasado. Los consumidores ahora tienen una experiencia de compra 24/7 donde el mundo se pone en su casa con unos pocos clics de ratón. Las empresas son capaces de adaptar los productos a las necesidades individuales, en lugar de la comercialización masiva de productos genéricos que se realizaba en el siglo pasado, todo lo cual ejerce presión sobre la fabricación y los que proporcionan las materias primas.

Como si esto fuera poco, las redes sociales y comunidades son capaces de ejercer una influencia significativa sobre los hábitos de compra de los clientes basados en una serie de factores ajenos a los productos, tales como la responsabilidad social y la moda cambiante.

Estos factores se han mezclado para crear un entorno de negocios complejo y en rápido movimiento, que a su vez ha provocado una disminución rápida del tiempo en el que se puede predecir con exactitud. Debido a esto, los procesos de planificación tradicionales impulsados por una fecha en el calendario se han convertido en inadecuados para las necesidades de una organización. En cambio, la planificación ahora necesita ser inducida por las actividades, eventos y excepciones donde participarán sólo las partes afectadas de una organización. Para apoyar este punto de vista de la planificación se requiere datos/información – tanto interno como externo a la organización – que se utiliza para guiar la planificación o revisar los procesos con el fin de tomar ventaja (o mitigar el impacto) de situaciones inesperadas.

Esto es lo que denominamos 'Data Driven Planning' - Planificación basada en datos / información. Un enfoque que abarca todos los aspectos de planificación (estratégica, táctica, financiera, operacionales, etc.), y que une a toda la organización con un enfoque en el logro de los objetivos estratégicos.

Desde una perspectiva de planificación y revisión, hay 7 claves que la dirección necesita saber:

• ¿Cómo eficientes y eficaces son los procesos de negocios de la organización? 
• ¿Qué tendencias están 'ocultas' en el detalle del histórico.
• ¿Qué objetivos a largo plazo deben establecerse teniendo en cuenta hacia dónde se dirige el mercado? 
• ¿Hacia dónde va la organización si prosigue con su modelo de negocio actual? 
• ¿Qué podría hacerse diferente para cumplir mejor con los objetivos de largo plazo y cuánto sería el coste?  
•  ¿Qué alternativas/riesgos se enfrenta la dirección y cuál sería el impacto en los objetivos corporativos? 
• ¿Cuánto dinero se requiere para ejecutar el plan y cómo se financia?

En un contexto empresarial hay 4 áreas de inexactitud que pueden afectar a la precisión de un plan:

• Conocimiento desconocido: – por ejemplo acciones de un competidor, sorpresas políticas, actitud social, los precios de las materias primas - estos no se pueden predecir con antelación.
• Desconocimientos: – por ejemplo las cosas que no pueden ser imaginadas o son tratadas como una constante, como una tecnología avanzada o un cambio en la actitud de un paradigma.
• Error: – por ejemplo los errores que ocurren dentro de modelos matemáticos de los negocios. Puede ser un error de codificación o no teniendo en cuenta los valores correctos como una tasa impositiva.
• Prejuicios personales: Esta fuente final de inexactitudes reconoce que la gente usa selectivamente hechos para reforzar su propia visión del futuro.

Siendo conscientes de estas áreas, se pueden interpretar mejor los resultados producidos por un modelo de planificación. Para ayudar a anular algunos de estos factores, las organizaciones deberían producir planes que contienen un rango de valores que pueden ayudar a un mejor entendimiento de lo que puede suceder.

Ninguna de las cuestiones anteriores debería ser una sorpresa. El verdadero desafío para las organizaciones y para los responsables del proceso de planificación es cómo estos problemas pueden ser superados. Por espacio, este será el tema de otra publicación.

También descargar el documento completo en este enlace 'Data Driven Planning' - Planificación basada en datos