La importancia del tiempo en la planificación

     El tiempo es parte fundamental de cualquier sistema de planificación y reporting, sin él los planes no tienen ningún valor. Es llegados a este punto futuro donde los objetivos son establecidos y donde mediremos el rendimiento, por tanto el tiempo coloca el contenido de un informe en el contexto de quién hizo qué y cuándo lo hizo; y es a través de las predicciones del entorno empresarial a largo plazo cuando son evaluadas para permitir adoptar decisiones hoy en lo que se refiere a lo que hay que hacer en el futuro. Por esta razón, todos los planes y los sistemas de planificación tienen un componente de tiempo, una dimensión del negocio que representa años, meses, semanas o cualquier otro intervalo de tiempo.

Sin embargo, la mayoría de los sistemas de planificación reducen el uso de la inteligencia del tiempo a silos neutros y sin vida, donde cada uno de ellos cubre un periodo definido de tiempo. Cuanto menor es la división del tiempo (por ejemplo, semanal) más periodos adicionales serán requeridos en el modelo y, como consecuencia de esto, más datos deberán de ser recogidos y organizados. Pero como la mayoría de los sistemas requieren que los datos sean consistentes con los números de periodos definidos, los problemas pueden surgir, ya que no todos los datos pueden estar disponibles dentro del modelo a ese nivel de granularidad de tiempo. Por ejemplo, las ventas pueden ser planificadas por semana, los gastos por departamentos podrían estar disponibles en bases mensuales, mientras que otros datos son anuales. Esto puede que no sea un problema desde el punto de vista contable, pero cuando se planifican los requerimientos de tesorería o se toman de decisiones que afectan la utilización  o movimiento de recursos, la precisión a nivel de día puede ser vital.

Existen otros enfoques para realizar esto, pero en la medida que el ritmo de los negocios se acelera el futuro se hace más impredecible, el dilema de qué periodo común adoptar se vuelve más complejo. Por ejemplo, algunos costes, como el alquiler y las tasas, pueden fijarse con un año de antelación, otros como los servicios públicos sólo pueden fijarse para 3 meses, mientras que elementos como los costes de combustible y las órdenes de venta, sólo podrán predecirse con semanas de antelación.

En este entorno empresarial turbulento, existe una verdadera necesidad de alejarse de los “silos” de  medidas del tiempo comunes y basarse en un calendario realista, donde los datos se recogen y predicen en línea con el horizonte de proyección más apropiado para cada indicador. Esto requiere un cambio tanto en la forma en la que los planes se unifican como en los sistemas tecnológicos que se utilizan para crearlos,  tal como se describe en este artículo: La importancia del tiempo en la Planificación