Componentes de un sistema eficaz de Planificación

Hemos descrito en varias publicaciones los tipos de modelos de planificación necesarios para Planificar y Gestionar el rendimiento. También se han mencionado algunas de las funcionalidades que los sistemas de planificación deben tener, las cuales en su mayoría están fuera de las posibilidades de una hoja de cálculo.

Al analizar los sistemas actuales de planificación, la mayoría fueron inicialmente diseñados para manejar los datos con un enfoque mensual y departamental, y hace ya muchos años. A menos que estos productos se hayan modificado para responder al punto de vista más amplio analizado de planificación, y puedan funcionar además de forma adaptativa/continua, entonces seguirán siendo inadecuados para la gestión del Rendimiento.

A continuación, un resumen de algunas de las principales funcionalidades que debe tener un sistema de planificación para respaldar el marco de la planificación descrito:

Modelo de Negocios Flexible

Un modelo de negocios se utiliza para describir los datos que serán recopilados, modelados, transformados y comunicados para los propósitos de la planificación y supervisión del rendimiento.

El modelo mantendrá las relaciones entre departamentos, productos, servicios y actividades. Los datos generalmente se almacenan en un formato multidimensional pero para el propósito del marco de planificación este modelo también debe ser capaz de:

• Mantener una serie de datos con diferentes dimensiones. Por ejemplo, puede ser necesario que el modelo de ventas sea creado por cliente, a nivel de producto por región de ventas, mientras que para las iniciativas estratégicas el modelo se cree por actividad y fecha. En algún momento todos estos tipos de datos con sus diferentes niveles de granularidad deberá combinarse para dar la imagen completa
• Soportar la planificación basada en drivers, en la cual al introducir unas pocas variables (como el volumen de ventas o el número de empleados) puede generar una serie de datos relacionados, tales como los costes de producción y de personal.
• Tener inteligencia de calendario real. Como el horizonte de planificación se contrae, la habilidad para modelar algunos datos a nivel semanal o incluso diario se vuelve más importante.
• Modelar el desarrollo de iniciativas que están dirigidas a determinadas áreas de la empresa. A los efectos de este artículo, el término "iniciativa" se utiliza para cubrir cualquier conjunto de actividades que se han desarrollado a partir de un plan estratégico e incluye el plazo del proyecto.
• Almacenar las iniciativas de forma separada al plan principal. A medida que se seleccionan las iniciativas, sus datos deben combinarse con la planificación “Business as usual" para proporcionar la situación general.
• Hacer frente a los cambios en las estructuras empresariales. Con el tiempo van a cambiar tanto las estructuras como los departamentos de la organización o los mapas estratégicos. Desde una perspectiva de aprendizaje es importante saber qué estructuras han existido, en qué momento y por cuánto tiempo, y utilizar esta información para comparar cómo las cosas han cambiado con el tiempo.
• Cargar automática o manualmente los resultados reales y las previsiones o forecast para su comparación.

Workflow Automatizado

La gestión del rendimiento consiste en una serie de actividades que se ejecutan de forma continua y que involucra diferentes personas en distintos momentos. Esto no puede ser fácilmente controlado a través de menús, debido a que el orden y el contenido de dichos menús serán determinados por excepciones y sucesos que no son conocidos con antelación. Es por ello que un sistema CPM debe incluir capacidades de workflow que permitan:

• Modelar todo los procesos involucrados en la planificación y seguimiento como un único proceso adaptativo/continuo.
• Activar cualquier parte del proceso de acuerdo a excepciones o sucesos.
• Solicitar a los usuarios sus responsabilidades y cuándo es necesario que respondan a estas. Las actividades se generan automáticamente de acuerdo al proceso creado y, también podrán ser desencadenadas por excepciones.
• Enviar notificaciones de plazos que no se han cumplido y escalar automáticamente los elementos que no han sido ejecutados dentro del tiempo predefinido.
• Proporcionar a los administradores un calendario interactivo que les permita analizar los cuellos de botella, así como volver a asignar o a reiniciar actividades según proceda.

Inteligencia de calendario/Fechas

La gestión del rendimiento está relacionada principalmente con fechas, ya sea a partir de una iniciativa, haciendo los recursos disponibles, pedirle a alguien que responda una solicitud o el establecimiento de fechas límites para completar una acción en particular.

El tiempo no es únicamente un silo para almacenar datos, debe ser un verdadero calendario que no sólo comprende el lapso normal de tiempo (como días, semanas, meses y semestres) sino que pueda ser configurado para entender datos semanales, vacaciones, estaciones o cualquier otra agrupación de tiempo que pueda existir en la organización.

Junto a este calendario, todos los datos deben tener una fecha asignada (una fecha real, no solo una celda de almacenamiento) independientemente de si pertenece a una función normal del negocio o a una iniciativa estratégica. La capacidad de asignar fechas reales brinda potentes capacidades de gestión de gran alcance:

• En primer lugar, significa que los datos se pueden agregar en múltiples intervalos de tiempo, de acuerdo al calendario(s) seleccionado. Esto permite que los mismos resultados presentados en los informes de gestión utilizando el calendario local, y al mismo tiempo informar con los mismos datos básicos pero según el calendario adoptado por el grupo.
• En segundo lugar, porque todos los datos están basados en fechas, el sistema de planificación es capaz de resolver cómo combinar los datos con diferentes periodicidades. Por ejemplo, combinar datos introducidos en una base mensual con aquellos introducidos por semanas o periodos. Cuando se utiliza un calendario real, el sistema puede elaborar inteligentemente las implicaciones de las vacaciones e incluso con las fechas de inicio de semana, con la finalidad de reflejar con exactitud y precisión los resultados en cualquier periodo de tiempo definido.
• Por último, el sistema debe ser capaz de advertir a los usuarios y a la dirección por igual, cuando las acciones acordadas no han comenzado o no logran alcanzar los objetivos marcados. Esta “alerta temprana” puede utilizarse para automáticamente desencadenar medidas correctivas, en lugar de depender en que alguien observe la variación en un informe, que puede pasarse por alto.

Además de los datos, las estructuras de negocios como la forma en que están organizados los departamentos de ventas, también deben de estar basados en fechas. Al informar de los resultados cubriendo un período de tiempo determinado, el sistema debería permitir el uso de las estructuras reales, actuales, propuestas e históricas, o incluso de todas ellas. Esto permite a los usuarios ver el impacto del cambio sin tener que duplicar los datos o el esfuerzo.

Atributos Inteligentes

La mayoría de los sistemas en uso para presentar informes en los negocios se definen mediante la creación de dimensiones (por ejemplo, organización, indicadores, tiempo, versión, etc.) y los miembros de las dimensiones que son a veces, por ejemplo en el caso de estructuras departamentales, organizados por jerarquías de la dimensión. Si bien esto sigue siendo esencial, un sistema de planificación debe también permitir que los miembros de las dimensiones estén asociados a uno o más atributos.

Los atributos definen las características de un miembro, por ejemplo, el tipo de indicador; los cuales pueden ser automáticamente filtrados y relacionados con indicadores individuales del proceso de negocio, tal como se ha descrito anteriormente.

Esto también es muy útil cuando se definen las iniciativas estratégicas y su relación con los objetivos corporativos. Los atributos pueden incluir una gran variedad de tipos de datos de texto, incluyendo fechas (de nuevo, especialmente útiles al definir iniciativas estratégicas), responsables y operadores lógicos. El sistema de planificación debe permitir que estas agrupaciones sean utilizadas para analizar los datos, independientemente de su posición en la jerarquía, por ejemplo debe mostrar todas las iniciativas asociadas al cumplimiento del objetivo corporativo de incremento de ventas; y tener accesible las fórmulas para poder controlar cómo se calculan los indicadores.

Reporting y Análisis Integrado

Para proporcionar una visión holística del rendimiento, el marco de planificación requiere acceso inteligente a múltiples modelos. Esto es mucho más de lo que puede lograrse con un complemento adicional de una herramienta de terceros, donde existe una dependencia considerable en un almacén de datos individual. Sea cual sea la herramienta de informes que se utilice debe permitir:

• Los datos sean combinados desde modelos diferentes, en función de los requerimientos. Por ejemplo, combinar KPIs con los gastos y los datos externos del mercado, de tal forma que la dirección pueda evaluar si el plan está siendo ejecutado.
• Los datos sean presentados con estructuras diferentes. Por ejemplo, utilizando atributos de miembros o versiones, distintas de una estructura.
• Incluir gráficos, tablas, gauges con datos numéricos y de texto.
• Configurar informes complejos que relacionen los datos KPI con los recursos y el logro de resultados.
• La información de los informes pueda ser ordenada y filtrada de acuerdo a las fechas, atributos, versiones de la estructura y la persona que puede visualizarlo.
• Los informes puedan combinarse en paquetes, asociados a un tema específico por ejemplo, todos los informes relacionados al seguimiento.

Auditoría

A todos los datos gestionados en el marco de planificación se debe de realizar un seguimiento en términos de cómo fue introducido y modificado a lo largo de los diferentes procesos. Esta información debe estar disponible en los informes seleccionados para que los directivos puedan ver la historia que existe detrás de cada número

Acceso Inteligente de toda la Organización

Finalmente, debido a que a los diferentes modelos van a acceder muchas personas de toda la organización, la aplicación debe proporcionar una forma simple de administrar y controlar estos accesos. Esto debería incluir la creación de un “User Passport” que defina:

• Los roles del usuario en un proceso determinado.
• Los datos que puede revisar y/o modificar.
• Las funcionalidades a las que tiene acceso, por ejemplo, diseño de informes o creación de procesos.
• Configuración general, tales como idiomas, credenciales e información de contacto.

El sistema también debe soportar el proceso de aprobación, por ejemplo, al definir la fecha de inicio o los recursos para una iniciativa estratégica, y las rutas de aprobación si una actividad está retrasada.

En resumen, en este articulo se ha intentado explicar un enfoque de planificación que satisfaga las necesidades de las organizaciones para gestionar eficazmente el rendimiento. Supone un cambio en la cultura actual y para ello, se proporciona a los ejecutivos / directivos / gerentes una manera de comunicar las bases del éxito, los riesgos a los que se enfrenta la organización, y la mejor manera de distribuir los recursos para obtener los resultados deseados en el ambiente de negocios previsto y con las limitaciones en las que opera.

Para ayudar a las organizaciones a diseñar el marco de planificación descrito, ofrecemos talleres de gestión, servicios de consultoría y una solución de planificación.

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