How To Build A Team Of Finance Business Partners

How To Build A Team Of Finance Business Partners by Anders Liu-Lindberg Head of Global Finance PMO - Maersk

Last week we discussed how to become a finance business partner and now we move on to discussing how you can build a team of finance business partners. This is pretty essential if Finance is to be successful with business partnering. Business partnering is not for everyone and especially for finance people who have traditionally been quite introvert and happy being deeply focused on the numbers rather than the people around them it can be a challenge to become a successful business partner.

Can’t I just hire a group of FBPs and get started?

Cuentas anuales consolidadas: Contable versus Fiscal

Estamos a principios de año, y para muchos departamentos financieros comienza el proceso para la elaboración de las cuentas anuales consolidadas del año anterior. 

En el entorno económico actual han surgido múltiples entidades que actúan como un grupo supra-empresarial.  

En este contexto el objeto informativo de sus estados financieros individuales puede verse distorsionado. Esto ocurre porque las cuentas individuales de cada unidad empresarial por separado no muestran la imagen fiel de sus actividades, ya que omiten información relevante de su relación con empresas que conforman el grupo.

De este modo, aquellos grupos de empresas, bien porque queden obligadas a consolidar, o bien por voluntad propia, por demanda de sus proveedores, se encuentran en la necesidad de elaborar unos estados financieros consolidados, y no solo como una mera operación de agregación de cada empresa individual. 

La consolidación fiscal y la consolidación contable son nociones que se encuentran entrelazadas, pudiéndose decir que la consolidación fiscal es el producto o reflejo en el mundo del Impuesto de Sociedades de la realidad más amplia que representa la consolidación contable. Existe una diferente concepción del grupo fiscal y el grupo contable, a efectos de la consolidación para poder delimitar el perímetro de consolidación.

El rol de la Planificación de Escenarios: Un proceso muy valioso

Estamos en época de realización de presupuestos y considero importante reflexionar sobre la planificación de escenarios dentro del proceso presupuestario.

El problema con la previsión (forecast).

Antes de empezar, es importante tener en cuenta que el mundo de los negocios es complejo y, por lo tanto, no es fácil realizar predicciones o forecast. De hecho, podríamos afirmar que es imposible predecir con exactitud, aunque a veces las organizaciones tienen 'suerte' con su predicción 'adivina'. Esto se debe a que el mundo de los negocios se ve afectada por una serie de sucesos incognoscibles (como acciones de la competencia, modas) e incontrolables (tales como el clima, los comentarios en los medios sociales), así como de ser impactado por el ‘feelings’ ilógico de los clientes que pueden cambiar rápidamente su criterio. 

Para hacer frente a esto, lo único que una organización puede controlar realmente son las acciones que

Componentes de un sistema eficaz de Planificación

Hemos descrito en varias publicaciones los tipos de modelos de planificación necesarios para Planificar y Gestionar el rendimiento. También se han mencionado algunas de las funcionalidades que los sistemas de planificación deben tener, las cuales en su mayoría están fuera de las posibilidades de una hoja de cálculo.

Al analizar los sistemas actuales de planificación, la mayoría fueron inicialmente diseñados para manejar los datos con un enfoque mensual y departamental, y hace ya muchos años. A menos que estos productos se hayan modificado para responder al punto de vista más amplio analizado de planificación, y puedan funcionar además de forma adaptativa/continua, entonces seguirán siendo inadecuados para la gestión del Rendimiento.

A continuación, un resumen de algunas de las principales funcionalidades que debe tener un sistema de planificación para respaldar el marco de la planificación descrito:

Los Retos de la Planificación

En el último blog describimos "La base de la Planificación" y a pesar de que el entorno en el que operan las empresas no puede ser controlado, lo cierto es que tampoco puede ser ignorado. El papel de la planificación consiste en evaluar continuamente todos los escenarios incontrolables para predecir lo que puede suceder si efectivamente llegaran a producirse, de manera que se puedan tomar decisiones sobre aquellas áreas que la dirección controla y como ha evolucionado el entorno de los negocios. En este blog vamos a ver los retos  a los que se enfrenta la Planificación..

Puede descargar el documento completo en el siguiente enlace  "Replanteando el Proceso de Planificación"

Retos de la Planificación

En una encuesta realizada a personas del área financiera en Junio del año 2013 por CIMA en UK y AICPA en USA, más del 53% respondieron que no estaban satisfechos con el proceso de planificación estratégica para alcanzar su propósito. La mayoría siente que se dedica muy poco tiempo en esta área clave de la planificación. Adicionalmente, no es sorprendente, casi el 40% estaban insatisfechos con su planificación financiera y de presupuesto, donde los participantes creen que se emplea mucho tiempo anualmente.

La base de la planificación y el entorno

Toda organización busca mejorar el rendimiento de su negocio, y la manera de conseguirlo es mediante la planificación. Pero el mundo en el que nos desenvolvemos es impredecible y cambia rápida y constantemente, y sin embargo, todavía se espera que los directivos guíen a sus organizaciones a través de estos desafíos.

Entonces, ¿cómo deben planificar las organizaciones cuando no pueden predecir el futuro?, y ¿cuál es el mejor modo de garantizar que sus limitados recursos se asignan para obtener los mejores resultados?

Estas son algunas de las preguntas que nos proponemos responder en este documento, junto con una serie de consejos prácticos que pueden ser implementados dentro de cualquier organización.

Puede descargar el documento completo en el siguiente enlace  "Replanteando el Proceso de Planificación"

En los últimos 10 años, la tecnología ha revolucionado la manera en que se dirigen los negocios. Internet ha hecho posible que las organizaciones puedan operar sin límites geográficos y sobre una base de 24/7. También ha permitido ilimitados niveles de competencia, por el impacto de las redes sociales, y el incremento continuo de circunstancias incontrolables que continuamente trasforman y rigen las tendencias del mercado. El resultado es un horizonte de planificación muy reducido – una visión de futuro donde el rendimiento puede ser planificado con fiabilidad.

Planificación: El reto de las hojas de cálculo

En el último blog, comentamos cómo la planificación se hace más compleja a medida que crece una organización. Y mientras que aumenta la complejidad, como las herramientas de planificación tradicionales, como Excel comienzan a fallar. 

Pero para muchas organizaciones el cambio a un producto de planificación empresarial más sólido tiene también sus propios desafíos, que vamos a ver más adelante. Por ahora vamos a continuar con nuestra historia de la compañía XYW ya que se convierte en una sociedad cotizada, y los desafíos a los que se enfrentan las hojas de calculo. 

Puede descargar el contenido completo del documento en este enlace 

 '"EVOLUCIONANDO DESDE EXCEL" 

A XYZ le sigue yendo bien. Como parte de su estrategia de crecimiento tienen la intención de ampliar la gama de productos para incluir otros elementos complementarios, tales como lápices, reglas, borradores y tinta. El equipo directivo también planea la expansión a diferentes lugares en todo el país, incluyendo la capacidad de producción local. Esta expansión se logrará parcialmente mediante la adquisición, y financiándose al convertirse en una sociedad que cotiza en bolsa y por vender acciones en el mercado de bolsa local.

La planificación se ha convertido en un proceso más extenso que no sólo tiene que abarcar los nuevos productos y los lugares involucrados, sino que también debe proveer una estrategia clara y realista que comunique a los inversores “cómo” y “cuándo” se generará el retorno de la inversión. Como consecuencia, el proceso de planificación incluye todas las actividades de planificación descritas anteriormente, más: 

Complejidad de la planificación: Evolucionando desde Excel

Según las encuestas, Excel continúa siendo la herramienta más utilizada en las organizaciones para la planificación. Existen muchas razones por la que esto ocurre, desde el hecho de que todo el mundo tiene una copia, por lo que el software y el precio de uso es “gratuito”; es fácil de usar (al menos para hacer la configuración inicial); es muy flexible por lo que se puede configurar lo que se desee, incluyendo combinaciones de textos, fechas y números; y tiene algunas potentes funcionalidades de formato y creación de gráficos.

Pero como saben las organizaciones que utilizan Excel, en algún momento los sistemas construidos sobre esta herramienta, comienzan a fallar. Sin embargo, la preocupación de muchos es que las alternativas tienen también sus propios problemas - particularmente relacionadas con la facilidad de uso, la flexibilidad de los datos que puedan ser recogidos y el coste.

Entonces, ¿cómo deciden las organizaciones que herramienta utilizar? ¿En qué momento se ven obligados a cambiar sus sistemas de hojas de cálculo por una aplicación corporativa? y ¿es la solución compleja y de coste elevado? Estas son algunas de las preguntas que esperamos responder en este documento.

Beneficios de la Planificación de Escenarios. Parte 4/4

En esta serie de artículos, estamos analizando la forma en que la planificación de escenarios puede ayudar a las organizaciones a elaborar planes y previsiones mejores y más ágiles. En nuestro último blog hemos cubierto lo que se debe examinar o buscar en una solución de planificación de escenarios. En este articulos - el último de esta serie - vamos a mostrar los beneficios de la planificación de escenarios.

Puede descargar el contenido completo del documento en este enlace 

 '"PLANIFICACIÓN DE ESCENARIOS" 

Beneficios de la Planificación de Escenarios.

Royal Dutch / Shell ha utilizado la planificación de escenarios desde principios de 1970 para evaluar diferentes opciones estratégicas y citan esto como la principal razón de por qué han producido constantemente mejores previsiones del petróleo que otras grandes compañías petroleras. Según la publicación de "Planning Review" la compañía afirma que les ayudó a responder antes al exceso de capacidad en el negocio petrolero que sus competidores.

Los principales beneficios de la planificación de escenarios incluyen:

Planificación de Escenarios 2/4: Diseño del Modelo para tomar mejores decisiones

En esta serie de blogs estamos mostrando como la Planificación de Escenarios puede ayudar a las organizaciones a realizar mejores planes y previsiones y más ágiles.  En el último Blog examinamos la diferencia entre la Planificación y el Forecast. En este blog mostraremos como se construyen los modelos.

Si no puede esperar a la publicación de los blogs, puede descargar el contenido completo como un documento completo en este enlace  '"PLANIFICACIÓN DE ESCENARIOS" 

Planificación de escenarios: Lidiando con la incertidumbre

Planificación de Escenarios es un método de planificación que se basa en la suposición de que el futuro no se puede predecir con un cierto grado de exactitud, debido a las cosas que son desconocidas. Lo que hace es permitir a la dirección prever una serie aún más amplia de indicadores de la evolución del mercado y de las relaciones empresariales, a partir de los que las predicciones pueden ser evaluadas antes de tomar una decisión. También se puede utilizar para producir una serie de previsiones para diferentes, pero probables, entornos de negocios.

La planificación de escenarios comienza dividiendo el conocimiento del negocio en dos ámbitos generales:

Planificación de Escenarios 1/4: La clave para planes y previsiones más precisas

En esta serie de blogs vamos a mostrar cómo la Planificación de Escenarios puede ayudar a las organizaciones a elaborar planes y previsiones mejores y más ágiles. En este blog veremos las diferencias entre la planificación y la previsión.

Si no puede esperar a la publicación de los blogs, puede descargar el contenido completo como un documento completo en este enlace  '"PLANIFICACIÓN DE ESCENARIOS" 

El problema con la previsión (forecast).

Antes de empezar, es importante tener en cuenta que el mundo de los negocios es complejo y, por lo tanto, no es fácil realizar predicciones o forecast. De hecho, podríamos afirmar que es imposible predecir con exactitud aunque a veces las organizaciones tienen 'suerte' con su predicción 'adivina'. Esto se debe a que el mundo de los negocios se ve afectada por una serie de sucesos incognoscibles (como acciones de la competencia, modas) e incontrolables (tales como el clima, los comentarios en los medios sociales), así como de ser impactado por el ‘feelings’ ilógico de los clientes que pueden cambiar rápidamente su criterio.

Para hacer frente a esto, lo único que una organización puede controlar realmente son las acciones que realiza, encuadrado con los recursos a su disposición, y la forma en que su mensaje es elaborado y luego entregado. No debe ser ninguna sorpresa que las previsiones tiene las mismas probabilidades de estar equivocadas o estar en lo cierto, pero eso no quiere decir que debemos de suprimirlas. Lejos de ello, creemos que las organizaciones deben hacer más, pero siempre entendiendo a lo que están destinados a lograr.

Las reglas no escritas del presupuesto - IV

En el último blog comente algunas de las reglas no escritas de los sistemas de presupuestación. Los sistemas de presupuestos deben ser más que máquinas de 'sumar/calcular'. Hay nuevas innovaciones en los sistemas que emergen  que animan a un nuevo enfoque del proceso presupuestario. Mientras que la mayoría de los sistemas disponibles soportan una visión tradicional del proceso presupuestario, estos nuevos sistemas están preparados para reescribir el modo que las organizaciones planifican de manera que les ayude a centrarse en la implantación y ejecución de la estrategia.

Estas funcionalidades incluyen: 

Las reglas no escritas del presupuesto II

En el último blog me he centrado en las "reglas no escritas del presupuesto. La superación de estas reglas no escritas es esencial para reducir los tiempos del ciclo presupuestario, la precisión en los pronósticos sea mejorada y el rendimiento optimizado.

Gracias a todos por vuestros comentarios y recomendaciones. La clave para superar y eliminar estas reglas “no escritas” es afrontarlas, primero admitiendo que existen y posteriormente haciendo un esfuerzo conjunto para anular su impacto. En nuestra experiencia este esfuerzo conlleva lo siguiente:

• Enfocar el presupuesto a los resultados estratégicos. Los presupuestos generalmente están enfocados en los objetivos financieros por departamentos. Aunque estos objetivos pueden ser “estratégicos”, la realidad es que son las acciones las que ejecutan la estrategia y el rol del presupuesto debe ser asegurar que esas acciones tengan suficientes recursos. Esto significa que el diseño del presupuesto y de los procesos deben estar relacionados a las iniciativas estratégicas y al cómo estas iniciativas influirán en los objetivos a corto y largo plazo. 

Las Reglas no escritas del Proceso Presupuestario - I

Leyendo un artículo de Dean Sorensen en Strategic Finance Magazine (Integrated Rolling Forecasts) y encontré una sección que aborda las reglas no escritas del proceso presupuestario ‘Unwritten rules of budgeting’, la manera en que las personas creen que deben actuar para que el presupuesto sea un éxito. 

Estas reglas generalmente son el resultado de una serie de creencias que mantiene la mayoría de las personas dentro de una organización, que incluye: 

• Nunca envíe el presupuesto real la primera vez y siempre infle los costes y elimine ingresos. La idea subyacente es que la asignación del presupuesto no es justa. Los presupuestos siempre serán “recortados” independientemente de si es razonable o exacto. 

• Siempre prometa poco y entregue más de lo esperado. La idea de fondo es que las organizaciones valoran a los héroes individuales y no el trabajo en equipo. 

Part 4 -¿Cómo diseñar un sistema analítico para toda la organización?

Este es el último de nuestra serie de blogs sobre analítica y flujo de trabajo.  En nuestro último blog analizamos los componentes de un sistema analítico de workflow o flujo de trabajo.  En este blog nos fijaremos en los aspectos de diseño de un sistema de análisis controlado por el workflow  y las cosas que deberíamos  buscar en una solución de software.

Si le interesa el contenido ampliado de estos blogs en formato de documento, puede descargar documento en este enlace  'Workflow y Analitica" 

Diseñanado el workflow

Diseñar un sistema analítico para toda la empresa que incorpora el workflow requiere un enfoque diferente a la forma en que los modelos analíticos están diseñados hoy en día. El punto de partida son los procesos de negocio de la organización que hemos cubierto en publicaciones anteriores. Nuestro documento 'Planificación Basada en Datos - Data Driven Planning' describe 7 modelos analíticos que cada organización necesita para gestionar el rendimiento y describe cómo estos relacionan la organización empresarial con la gestión de procesos. 

Con esto en mente, un sistema de analítica para toda la empresa debe centrarse en la eficacia y eficiencia de los procesos del negocio. El componente de workflow debe definir la interacción end-to-end entre los departamentos que proporcionan las capacidades principales que cubren la generación de ingresos; producción y entrega de productos y servicios; cómo se gestionan los clientes; y la forma en la cual se desarrollan nuevos productos y servicios. También debe cubrir cómo estos procesos de negocio “core” son apuntalados por otras funciones que incluyen típicamente IT, recursos humanos y finanzas. 

Part 3 Analitica empresarial & workflow: Componentes necesarios

Este es el tercero de la serie de blogs sobre analítica y workflow. En nuestro último blog hemos definido la diferencia entre un workflow real y lo que normalmente se entrega con las soluciones analíticas. En este blog analizaremos los componentes de workflow de sistema de analítica.

Si no puede esperar o le interesa en formato de documento, puede descargar todos los blogs como un documento en este enlace  'Workflow y Analitica" 

1. Definición de la Tarea.

Uno de los pilares básicos de cualquier workflow o flujo de trabajo son las tareas que describen una acción a realizar. Esto podría ser la carga de los datos reales del mes pasado en el motor de análisis, o la generación de un informe para un usuario en particular. 

Las tareas se ensamblan en los procesos, que describen una secuencia completa de actividades, por ejemplo, carga de datos, comparar con el año pasado, calcular las diferencias, presentar los resultados, solicitar al usuario más información y así sucesivamente, donde cada uno puede activarse según un conjunto de reglas. Veremos esto enseguida, pero por ahora nos centraremos en el contenido de una tarea. 

Part 2 - Workflow vs. Menu systems

Este es el segundo de la serie de blogs sobre analítica y workflow. En nuestro último blog hemos definido el papel del workflow o flujo de trabajo en una solución analítica y por qué es esencial. En este blog analizaremos la diferencia entre un workflow real y lo que normalmente se entrega con las soluciones analíticas.

Si no puede esperar, puede descargar todos los blogs como un documento en este enlace  'Workflow y Analitica" 

Workflow vs menús

La mayoría de los sistemas analíticos actuales proporcionan un control mediante el uso de scripts y menús, y mediante un proceso de aprobación. Esto funciona cuando el workflow o flujo de trabajo es sencillo y donde las respuestas siguen un orden establecido.

Pero ¿qué sucede si el siguiente paso en un proceso es condicional? Por ejemplo, un análisis de la previsión de ventas que oscila entre 5-10% por debajo del presupuesto, es posible que quiera que el sistema analítico solicite al usuario un desglose más detallado. Pero si la variación es mayor que esto, entonces la respuesta puede ser desencadenar un nuevo re-plan para ese departamento en concreto.

Otro ejemplo es cuando se establecen los presupuestos. Aquí el presupuesto de ventas y marketing dependerá de cuándo se pueden producir los bienes, que a su vez depende del tamaño del presupuesto de ventas y marketing y la disponibilidad del personal. Este conjunto 'circular' de actividades puede necesitar un par de rondas antes de que pueda establecerse un presupuesto realista para todos los departamentos involucrados.

El siguiente "Gran Reto"en Analítica: workflow - parte 1

En esta serie de blogs describiremos lo que creemos que será el próximo "gran reto" en analítica – workflow.

Si no puede esperar, puede descargar todos los blogs como un documento en este enlace  'Workflow y Analitica" 

La necesidad de un workflow

Si alguien preguntara cuál es lo siguiente “más importante” en analítica, tendríamos que decir 'Workflow'. Ahora bien, podría no ser una respuesta obvia pero cuanto más ahondamos en el potencial de la analítica en una organización, más convencidos estamos de que los sistemas de analítica se ven obstaculizados por la falta de verdadero workflow o flujo de trabajo.

Explicaremos lo que queremos decir con esto más adelante, pero por ahora queremos reafirmar lo que un sistema analítico es. En nuestra último documento (que se puede descargar como un documento técnico aquí), se utilizó la definición que se encuentra en el diccionario de negocios on-line (www.businessdictionary.com): 

"Analítica a menudo implica estudiar más allá de datos históricos para investigar posibles tendencias, para analizar los efectos de ciertas decisiones o eventos, o para evaluar el rendimiento de un determinado medio dado o escenario. El objetivo de la analítica es mejorar el negocio adquiriendo conocimientos que pueden utilizarse para realizar mejoras o cambios." 

Primeros pasos con un sistema analítico avanzado. Parte 5

Este es el quinto y último blog de nuestra serie sobre analítica y cómo utilizarlo para gestionar el rendimiento empresarial. 

En el último blog mostramos un poco más detalladamente los modelos analíticos y la toma de decisiones que se describen en parte 3. En este blog, examinaremos las capacidades de una solución analítica moderna y cómo comenzar a utilizarlo.

Si no puede esperar, puede descargar todos los blogs como un documento en este enlace  'Analitica" 

¿Qué debe buscar en un sistema analítico?

Como puede verse en esta serie de blogs, se requiere un número de modelos analíticos que se alimentan con datos de fuentes externas e internas, que luego deben combinarse para proporcionar a los usuarios una serie de análisis sobre diferentes temas. 

Esto requiere lo que nosotros nos referimos como un ' Data Driven Architecture' con capacidades totalmente integradas para:

• Modelar Negocios: Es necesario permitir varios modelos en diferentes formatos de datos que vincula recursos, la carga de trabajo y las actividades del negocio a los resultados. Sin embargo, el sistema debe permitir que estos modelos puedan interactuar unos con otros, para compartir y enviar los datos y metadatos entre modelos y sin embargo actuar como si se tratara de un sistema único de gestión. 

El sistema de modelización debe también soportar la configuración de reglas de negocio para simular relaciones, realizar un seguimiento de dónde se han producido cambios en el modelo, y ser capaz de acceder a cualquier dato desde cualquier modelo.

Modelos analíticos y de toma de decisiones en detalle – Part 4

Esta es la cuarta parte en nuestra serie de blogs sobre analítica y cómo utilizarlo para gestionar el rendimiento empresarial. 

En nuestro último blog mostramos los componentes de un sistema analítico. En este blog, vamos a ver en detalle los modelos analíticos y toma de decisiones que se describen en la parte 3.

Si no puede esperar, puede descargar todos los blogs como un documento en este enlace  'Analitica" 

 Modelos Analíticos

Desde el resumen expuesto en la parte 3, los siguientes modelos se utilizan para recopilar y analizar el rendimiento empresarial.

Operational Activity Model (OAM) Modelo de Actividad Operativa

El modelo operacional de la actividad (OAM) analiza los procesos de negocio de la organización. Para ello almacena los datos, por departamento, por los recursos que cada uno utiliza, la cantidad de trabajo que realizan y los resultados que se generan. Esto permite analizar el rendimiento en términos de la relación entre recursos, carga de trabajo y salidas tanto ahora como en el pasado.