Planificación: El reto de las hojas de cálculo

En el último blog, comentamos cómo la planificación se hace más compleja a medida que crece una organización. Y mientras que aumenta la complejidad, como las herramientas de planificación tradicionales, como Excel comienzan a fallar. 

Pero para muchas organizaciones el cambio a un producto de planificación empresarial más sólido tiene también sus propios desafíos, que vamos a ver más adelante. Por ahora vamos a continuar con nuestra historia de la compañía XYW ya que se convierte en una sociedad cotizada, y los desafíos a los que se enfrentan las hojas de calculo. 

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 '"EVOLUCIONANDO DESDE EXCEL" 

A XYZ le sigue yendo bien. Como parte de su estrategia de crecimiento tienen la intención de ampliar la gama de productos para incluir otros elementos complementarios, tales como lápices, reglas, borradores y tinta. El equipo directivo también planea la expansión a diferentes lugares en todo el país, incluyendo la capacidad de producción local. Esta expansión se logrará parcialmente mediante la adquisición, y financiándose al convertirse en una sociedad que cotiza en bolsa y por vender acciones en el mercado de bolsa local.

La planificación se ha convertido en un proceso más extenso que no sólo tiene que abarcar los nuevos productos y los lugares involucrados, sino que también debe proveer una estrategia clara y realista que comunique a los inversores “cómo” y “cuándo” se generará el retorno de la inversión. Como consecuencia, el proceso de planificación incluye todas las actividades de planificación descritas anteriormente, más: 

• Revisión del mercado de productos de escritura, así la dirección puede decidir dónde se encuentra el crecimiento y cómo XYZ puede ganar una mayor cuota del mercado (planificación estratégica); 
• Analizar los cambios que serán necesario aplicar en las operaciones actuales con la finalidad de obtener la cuota de mercado prevista (planificación operativa); 
• Evaluar el importe necesario de financiación adicional y la infraestructura que será utilizada (planificación del capital); 
• Una vez que se han acordado los elementos anteriores, entonces el equipo directivo podrá decidir cómo se distribuirán los recursos (planificación financiera y RRHH) para que el nuevo modo de funcionamiento se convierta en realidad, y…; 
• La mejor manera de optimizar la capacidad de producción y logística (planificación operativa y de ventas) para maximizar la rentabilidad. 

Cuando el plan se ejecute, será vital: 

• Realizar un seguimiento de los resultados reales y previstos para comprobar lo que se ha logrado (forecasting); 
• Identificar y mitigar los riesgos que podrían hacer fracasar el plan (gestión de riesgos); 
• Reevaluar las prioridades para realizar los ajustes necesarios, ya sea para mantener el plan o para mejorar el rendimiento. 

Como se puede apreciar, la planificación se ha convertido en una actividad multiusuario que abarca una amplia gama de tareas que van más allá de las funcionalidades de una hoja de cálculo.

  

 El desafío de las hojas de cálculo
Antes de conocer lo que un sistema de planificación empresarial debe permitir, veamos primero en qué fallan las hojas de cálculo. A pesar de sus excelentes funcionalidades, las hojas de cálculo fallan en este nivel debido a las limitaciones por su diseño fundamental. Esto se puede resumir en los siguientes problemas básicos:

Único Usuario.

“Único Usuario” significa que sólo una persona puede actualizar a la vez los contenidos de la hoja de cálculo. Esto no es un problema en el caso de un uso individual, pero se convierte en un problema grave cuando es utilizado como una aplicación de planificación corporativa donde las acciones tienen que ser planificadas y consolidadas en toda la organización. Para evitar este problema, las diferentes partes del plan generalmente se dividen en varios ficheros para que los usuarios utilicen sólo los suyos. Pero incluso dentro de organizaciones pequeñas, el número de hojas de cálculo pueden aumentar rápidamente hasta 10 o incluso más de 100 ficheros. 

Esta proliferación de archivos provoca sus propios problemas de mantenimiento y control. Por ejemplo, si entregas a alguien una hoja de cálculo para completar un presupuesto o forecast, ¿cómo sabes que la versión que te envían es la última y que tiene el mismo contenido que la que ellos están viendo ahora? La respuesta corta es que no puede controlar el momento en el que ya no se les permite cambiar los valores introducidos, y no sabe que versión le han enviado. 

De la misma manera, si desea consolidar las respuestas, necesitará crear una hoja de cálculo que “vincule” todas las otras hojas para obtener los “últimos datos”. Pero si ese último dato no es en realidad el dato más reciente (y no lo va a saber), la integridad del plan consolidado estará siempre en duda. Y ¿qué pasa si se emite una nueva hoja con nuevas reglas/cuentas? ¿Qué pasa si ellos no usan esa versión? Por estas razones, el control de versiones se convierte en una pesadilla.

Ausencia de funcionalidades de Workflow

Como se menciono anteriormente, la mayoría de las aplicaciones de planificación requieren de una serie de distintas operaciones y que deben llevarse a cabo en un orden establecido. Por ejemplo, no tiene sentido planificar las materias primas hasta después que se haya introducido y aprobado el forecast de ventas. Del mismo modo, cuando el forecast se ha generado no debería de ser modificado hasta el próximo ciclo de planificación. Así mismo, los datos de los gastos reales actuales se deben introducir antes de solicitar a los departamentos la revisión y el forecast de los gastos de futuros períodos. 

El orden en el ocurren las cosas es necesario que sea controlado y orquestado para que todos sepan lo que deben de hacer y cuándo hacerlo. Además, las personas encargadas de supervisar el proceso necesitan conocer el estatus de las actividades y dónde pueden encontrarse los “cuellos de botella” que frena la ejecución de las otras actividades de la cadena. Ninguna de estas funcionalidades existe dentro de un sistema basado en hojas de cálculo.

Significado de las celdas

Todos los datos en una hoja de cálculo generalmente hacen referencia a una intersección de fila, columna y hoja. La referencia de la celda individual 'C23' no tiene ningún significado en particular - es sólo mediante la aplicación de reglas o macros que el contenido de cualquier celda adquiere todo su sentido. Es cierto que Excel tiene la funcionalidad de definir nombres de rango, pero como esta funcionalidad implica un alto grado de mantenimiento y no se puede utilizar para realizar un seguimiento sobre cómo Excel calcula un valor particular, rara vez se utiliza.

Las referencias de celdas funcionan cuando el sistema se utiliza para realizar un análisis relativamente simple, por ejemplo, mostrar las cuentas de resultados (P&L) de una empresa de un año. Pero cuando los datos corresponden a varias compañías, con distintas versiones de los datos (actual, presupuestado, forecast) en años diferentes, con una mezcla de cuentas de Balance, Resultados y cuentas estadísticas, entonces se hace cada vez más difícil el proceso de controlar el significado de una celda y la manera en que deben utilizarse en el cálculo, se convierte muy difícil 

Por ejemplo, para crear una variación o añadir cuentas conforme avanza el tiempo, es necesario conocer el tipo de cuenta para configurar correctamente la fórmula. Las cuentas de balance no pueden acumularse en el tiempo; crear un análisis de variación de presupuesto/real con las cuentas de pérdidas y ganancias, no será una simple resta, ya que necesitará saber si la cuenta es de débito o crédito. Copiar la fórmula entre tipos de cuentas proporcionaría una respuesta equivocada, por lo tanto no es seguro 'arrastrar' las fórmulas entre las filas y columnas. Y si se incluye una nueva fila/columna para cubrir una nueva línea de servicio/producto, existe un peligro real de que la lógica de la regla se vea comprometida. Si tiene suerte, recibirá un mensaje de error # VALOR para hacerle saber que hay un problema. Si tiene mala suerte, el error no se detectará hasta que se tome una decisión crucial y se haga evidente. 

Visión Limitada del Negocio

Las hojas de cálculo sólo muestran un punto de vista de los datos, a menos que los datos sean duplicados a través de enlaces entre celdas. Este punto de vista es fijo determinando lo que representan las filas y columnas. Por ejemplo, las columnas pueden definirse como una representación del tiempo, las cuentas se representarían como filas, y las diferentes hojas serían los departamentos. Por supuesto, podrán mezclar dimensiones, tales como mostrar los valores reales y presupuestados dentro de un período de tiempo determinado en columnas. 

La forma en que se presentan las hojas de cálculo muestra un punto de vista del negocio. Pero ¿qué sucede si se desea un punto de vista diferente a la forma en que se recogieron los datos? Por ejemplo, normalmente se introduce el forecast de presupuesto/caja en columnas que representan cada período del próximo año. Sin embargo, para presentar informes de los resultados reales se desea seleccionar uno de esos períodos presupuestarios (el período “actual”) y luego compararlo con los resultados reales y forecast. Por supuesto, las cosas nunca son tan simples, el mes del forecast que se seleccionó cambiará cada mes y así cualquier referencia que se tenga a celdas dentro del presupuesto original tendrá que ser modificada. 

Y, ¿qué sucede si se quiere analizar los gastos por un segmento de mercado o de producto? Para hacer esto se requiere una visión diferente de los datos, donde las filas y columnas representen los diferentes elementos. Pero eso implica duplicar el contenido o crear un gran número de enlaces a celdas que aumentan la probabilidad de error al cambiar los datos de alrededor. 

Finalmente, ya que ninguna organización es estática, esta red de hojas interconectadas deberá actualizarse para incluir los nuevos departamentos/productos o para realizar cambios de la estructura empresarial sin afectar a su integridad. 

Como se mencionó anteriormente, estas limitaciones se deben a la arquitectura principal de una hoja de cálculo y son la causa directa de una serie de importantes problemas cuando se utilizan para la planificación empresarial y la presentación de informes. Problemas principalmente relacionados a resultados erróneos, muchos de los cuales no son detectados.

En el siguiente blog, veremos la diferencia que proporciona  un sistema de planificación, y el coste y la complejidad involucrada en la implantación de una solución.