Sistemas de Planificación: ¿La alternativa a las Hojas de cálculo?

En el último blog, nos fijamos en la variedad de necesidades de una organización típica de planificación. Requiere capacidades más allá de lo que Excel es capaz de soportar. No porque sea un mal producto - de hecho Excel es probablemente una de las mejores herramientas de productividad empresarial jamás lanzados - pero que nunca fue diseñado para soportar la planificación de la empresa. En este blog vamos a ver lo que se requiere de un sistema.

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 '"EVOLUCIONANDO DESDE EXCEL" 

1.   Sistemas de Planificación: La Alternativa a las Hojas de Cálculo

La planificación empresarial necesita funcionalidades que están más allá de lo que Excel es capaz de ofrecer. No porque sea un mal producto –de hecho Excel es probablemente una de las mejores herramientas de productividad empresarial que se haya creado– sino porque no ha sido diseñado para ayudar a gestionar la planificación empresarial. Como consecuencia de esto, los sistemas especializados en planificación empresarial y presentación de informes fueron desarrollados específicamente para superar las limitaciones de las hojas de cálculo. Estos sistemas han estado disponibles durante muchos años y poseen una serie de funcionalidades comunes:

Multi-dimensional

Los sistemas de planificación modernos se configuran en función de las dimensiones de negocio en los que la organización planifica operar. Esto incluye la estructura organizativa; las cuentas utilizadas para la planificación y la presentación de informes de resultados; los períodos de tiempo en los que se presentan los informes - por ejemplo, semanal, mensual, por temporadas; las versiones de los datos que se mantendrán, por ejemplo, actual, presupuesto, forecast; cualquier línea de negocio o agrupación de productos. La intersección de estas "dimensiones" serán las que definan un valor particular - por ejemplo, las ventas reales del producto A por el departamento Norte en julio de 2012. Cada elemento subrayado corresponde a un miembro de una dimensión de negocios.

Cuando se trata de presentación de informes o de definir una plantilla para introducir los datos, el administrador únicamente indica qué dimensión(s) estará en la columna, fila o miembros “off grid'. Por ejemplo, un informe puede ser configurado para mostrar los datos reales versus los presupuestados, donde cada mes serán las columnas, las cuentas que componen P&L serán las filas y los miembros "off-grid" pueden ser los departamentos, lo que significa que el informe finalmente mostrará cada departamento en una nueva página.

Además de proporcionar informes fijos, algunos usuarios podrán intercambiar las filas y columnas tal como lo hacen las tablas dinámicas de Excel. Esto les permite analizar los resultados desde diferentes perspectivas del negocio, pero sin tener que duplicar los datos o solicitar que se desarrollen nuevos informes.

Jerarquías de Negocios

Las dimensiones se pueden organizar como una de varias jerarquías. Por ejemplo, el miembro “compañía total” se puede definir como la agregación de, por ejemplo, cuatro divisiones, que a su vez puede ser definida como la suma de otros departamentos. Estas jerarquías podrán ser utilizadas ​​para consolidar los datos de las entidades en la parte inferior de la estructura proporcionando así resultados consolidados intermedios. Algunos de los sistemas más avanzados también pueden almacenar varias jerarquías para tener, por ejemplo, la estructura de la organización tanto del año pasado como la de este año. Esto permite entonces que los resultados del año pasado puedan ser consolidados de acuerdo a la estructura de este año, conservando a la vez los resultados en el formato anterior.

Reglas con Nombres asignados

Las reglas pueden ser definidas para cada miembro. Esto suele ocurrir en la dimensión “Cuentas”, donde las reglas se pueden configurar para calcular subtotales y ratios. Pueden incluso tener acceso a los miembros de otras dimensiones y en diferentes niveles de jerarquía para poder crear reglas de asignación o distribución que abarquen varias estructuras. Lo que hace que estas reglas sean diferentes a una hoja de cálculo es que cada una utiliza nombres de miembros específicos, para que los usuarios y administradores puedan entender fácilmente lo que se está calculando. También significa que a medida que se agregan nuevos miembros, las reglas existentes no cambian y se mantiene la integridad de los resultados.

Multiusuario, Seguridad basada en roles

Los sistemas de planificación empresariales permiten que varias personas tengan acceso a ellos, pero cada usuario tendrá funciones y responsabilidades diferentes. Esto significa que un sistema puede ser utilizado por muchas personas a lo largo de toda la organización, pero controlando automáticamente el acceso de cada persona a los datos y a las funcionalidades que puede usar.

Tamaño Ilimitado

Los sistemas de planificación actuales tienen límites que son mucho mayores que los encontrados en Excel. Esto significa que el diseño del sistema no tiene por qué estar limitada por la tecnología, aunque el rendimiento puede verse comprometida si se les permite llegar a ser demasiado grande.

Acceso a Excel

A los usuarios generalmente les gusta Excel.  Les gusta su formato, gráficos y funcionalidades para insertar comentarios. Debido a esto la mayoría de los sistemas de planificación permiten el acceso a través de Excel, a través de un vínculo generalmente seguro que limita lo que los usuarios pueden ver tal como se define en el sistema de seguridad de la aplicación.

Muchas de las funcionalidades anteriores se encuentran en una gama de aplicaciones generales de BI. Sin embargo, para soportar la planificación y presentación de informes financieros, estas herramientas de BI tienen funciones adicionales que permite incluirlas en la categoría de Gestión del Rendimiento. Estas funcionalidades adicionales incluyen:

Inteligencia Financiera

Inteligencia financiera se refiere a la capacidad para abordar los estados financieros. Incluye trabajar con diferentes monedas; realizar la conversión de moneda con diferentes tasas de cambio, por ejemplo, tasas de apertura, de cierre o promedio; detectar y publicar ganancias/perdidas de diferencias de cambio, así como el reconocimiento de los diferentes tipos de cuenta, por ejemplo, Balance, P&L y cuentas estadísticas. Esto simplifica enormemente la creación de reglas de cálculo ya que los datos son automáticamente tratados de la manera correcta – es decir, si las cuentas se suman en el tiempo, se convierten o se consolidan.

Control de Procesos

La última funcionalidad se encuentra en el área de control de procesos, es decir, cuando se les permite a los usuarios introducir datos, quién deberá aprobar sus propuestas antes de que sean consolidadas con otros resultados. Por ejemplo, los presupuestos pueden ser solicitados para una fecha determinada. Los sistemas de gestión del rendimiento envían recordatorios automáticos a los usuarios y los persiguen a medida que los plazos se acercan. Al ingresar los datos que les corresponden, estos sistemas verifican sus respuestas y luego informan a los involucrados en la aprobación. Una vez que los usuarios han introducido los datos, no se les permite entrar o modificarlos a menos que el usuario encargado de su aprobación los rechace. 

En todo momento, los administradores pueden ver el estado de los datos - ha comenzado la introducción de datos, se ha aprobado, se ha retrasado la entrega y así sucesivamente. También pueden ver los registros de auditoría que muestran cómo los datos han cambiado en el tiempo.

Proveedores Tradicionales

El mercado de las soluciones de planificación y presentación de informes empresariales está dominado por cuatro grandes vendedores - Oracle,  SAP, IBM  e Infor. Estos proveedores comparten alrededor del 75% del mercado entre ellos. Sin embargo, la mayoría de los productos de estos proveedores son ya bastante antiguos y tienen funcionalidades similares, aunque durante el proceso comercial probablemente esto sea discutido por ellos.

Estos sistemas a menudo se venden como suites, aunque en realidad tienden a ser un grupo de soluciones completamente separadas que cubren la planificación, el análisis y los informes. Lo único que comparten es la marca. Por ejemplo, la mayoría tienen herramientas diferentes de presupuestación y dashboards. Esto significa que para mostrar los datos de los diferentes procesos de planificación y forecast dentro de informes/dashboard, se requiere que las organizaciones compren múltiples productos, realizando diferentes configuraciones y transferencias de datos con la finalidad de que funcionen como un sistema único.

Todos ellos tienen buenas referencias con miles de usuarios - pero los precios son generalmente altos. La mayoría solicita un pago del software por adelantado bastante alto, que puede ser incluso más alto en función del número de usuarios que los utilicen, y tienen cursos de formación que pueden durar varias semanas. También necesitan que la organización tenga una amplia gama de tecnologías instaladas. Como resultado, se estima que las empresas deben presupuestar un gasto de implementación de alrededor de 1 a 1,5 veces el costo del software para abarcar aspectos como la formación y servicio en la implementación.

Sin embargo, las cosas están cambiando. En nuestro próximo blog hablaremos de los últimos avances en las aplicaciones de planificación y el impacto que tendrán en el mercado del software.
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