Los Retos de la Planificación

En el último blog describimos "La base de la Planificación" y a pesar de que el entorno en el que operan las empresas no puede ser controlado, lo cierto es que tampoco puede ser ignorado. El papel de la planificación consiste en evaluar continuamente todos los escenarios incontrolables para predecir lo que puede suceder si efectivamente llegaran a producirse, de manera que se puedan tomar decisiones sobre aquellas áreas que la dirección controla y como ha evolucionado el entorno de los negocios. En este blog vamos a ver los retos  a los que se enfrenta la Planificación..

Puede descargar el documento completo en el siguiente enlace  "Replanteando el Proceso de Planificación"

Retos de la Planificación

En una encuesta realizada a personas del área financiera en Junio del año 2013 por CIMA en UK y AICPA en USA, más del 53% respondieron que no estaban satisfechos con el proceso de planificación estratégica para alcanzar su propósito. La mayoría siente que se dedica muy poco tiempo en esta área clave de la planificación. Adicionalmente, no es sorprendente, casi el 40% estaban insatisfechos con su planificación financiera y de presupuesto, donde los participantes creen que se emplea mucho tiempo anualmente.

Combinadas, implican que hay un desequilibrio en dónde debería estar el énfasis - la planificación estratégica sobre el presupuesto. Este último dato refleja una creciente conciencia de que el presupuesto anual puede racionalizarse utilizando métodos de ajuste de gasto basado en drivers y, posiblemente, servir de puente para un mayor uso de presupuestos adaptativos ó rolling financial forecasts.

Una respuesta inesperada fue que más del 50% no realizan planificación de escenarios. Esto significa que sólo tienen tiempo para evaluar una sola elección. Es interesante, que aquellos que respondieron que no utilizan la planificación de escenarios, muchos señalaron que los escenarios no son importantes. Esto plantea la pregunta: "¿Qué es la planificación?"

Los comentarios de los encuestados también indican ominosas preocupaciones con los procesos de planificación de sus organizaciones. Cuando se les preguntó sobre qué cambiarían en el proceso de planificación, las respuestas pueden incluirse en las siguientes categorías:

Descontento con el proceso de Planificación

Muchos de los encuestados piensan que la planificación estratégica, operativa y el presupuesto deben estar integrados y vinculados con “las metas, objetivos y responsables”. Esto significa más presupuestos adaptativos (rolling forecast) y menos procesos anuales, como los de presupuestación. Un participante enfatizaba que las organizaciones deben “…avanzar hacia un contexto donde el proceso de planificación es parte de nuestras actividades frecuentes y no un ejercicio periódico.". También se hicieron comentarios sobre realizar un mayor énfasis en la estrategia y no en la previsión financiera/números.

Temas relacionados con la cultura de la Planificación

La cultura es algo que se adquiere con el tiempo mediante las actitudes de la dirección que les permite operar. Los encuestados realizaron una serie de observaciones sobre el control de los presupuestos, indicando que deberían estar más orientados a la salud a largo plazo de la empresa, y no en los objetivos a corto plazo o del mes en curso. Alguien hizo la observación que “… la planificación (debe estar) basada en cifras reales y no lo que quieren que sean”, y que la dirección debe comprometerse a rendir cuentas y ser responsable “… de las metas y objetivos de la planificación y del presupuesto”. La falta de responsabilidad fue vista por algunos como una barrera significativa que lleva a “… la falta de interés del personal directivo, que conduce a una mala o nula implementación y a una falta de voluntad de planificar adecuadamente.”

Necesidad de un enfoque holístico

El tercer ámbito de mejora consiste en mejores medidas de rendimiento que vinculan los factores críticos de éxito de la organización. Ello exige un mayor conocimiento del funcionamiento y de cómo pueden interactuar entre sí, y discusiones conjuntas de sus respectivos presupuestos y planes. Para conseguirlo se sugirió que los líderes de las áreas funcionales deben estar “comprometidos a crear las interrelaciones necesarias para cumplir con los objetivos corporativos generales" y tener "un mejor seguimiento de la ejecución". Un encuestado también comentó que se debería de rechazar la práctica de obtener bonificaciones determinadas exclusivamente por los resultados según el presupuesto.

Necesidad de mejores tecnologías de planificación

La última área de mejora se refiere al uso de la tecnología. La mayoría de los participantes aún utilizan las hojas de cálculo para realizar la planificación, que ellos describen como demasiado manual y propensa a errores, por lo que quieren algo más robusto. Unos pocos comentaron que en algunos sistemas de planificación carecen funcionalidades clave, como la necesaria para producir las previsiones de flujo de efectivo y las tendencias de liquidez. Mediante la implementación de sistemas de planificación empresarial algunos pensaban que ofrecían oportunidades para mejorar el análisis y la mejora de sus propias habilidades.

En nuestra experiencia, estos problemas de la planificación se conocen desde hace algún tiempo. Lo que le falta a la dirección es saber exactamente cómo pueden abordarse estas cuestiones, de manera que la organización puede adoptarlas en el momento oportuno. Este es uno de los principales motivos sobre el marco de la planificación que vamos a describir.

En nuestro siguiente post describiremos el Marco de la planificación. Mientras tanto puede descargar el documento completo en el siguiente enlace.

También puede contactar con nosotros en el numero +34902105775 o mediante email y le ayudaremos a mejorar su proceso de planificación.