Este es el segundo de la serie de blogs sobre analítica y workflow. En nuestro último blog hemos definido el papel del workflow o flujo de trabajo en una solución analítica y por qué es esencial. En este blog analizaremos la diferencia entre un workflow real y lo que normalmente se entrega con las soluciones analíticas.
Workflow vs menús
La mayoría de los sistemas analíticos actuales proporcionan un control mediante el uso de scripts y menús, y mediante un proceso de aprobación. Esto funciona cuando el workflow o flujo de trabajo es sencillo y donde las respuestas siguen un orden establecido.
Pero ¿qué sucede si el siguiente paso en un proceso es condicional? Por ejemplo, un análisis de la previsión de ventas que oscila entre 5-10% por debajo del presupuesto, es posible que quiera que el sistema analítico solicite al usuario un desglose más detallado. Pero si la variación es mayor que esto, entonces la respuesta puede ser desencadenar un nuevo re-plan para ese departamento en concreto.
Otro ejemplo es cuando se establecen los presupuestos. Aquí el presupuesto de ventas y marketing dependerá de cuándo se pueden producir los bienes, que a su vez depende del tamaño del presupuesto de ventas y marketing y la disponibilidad del personal. Este conjunto 'circular' de actividades puede necesitar un par de rondas antes de que pueda establecerse un presupuesto realista para todos los departamentos involucrados.
Lo que hace que este tipo de flujo de trabajo sea difícil es que las piezas son iniciadas por eventos y excepciones y cuyo orden preciso se desconoce al comienzo. Lo mismo ocurre cuando alguien no lleva a cabo una tarea en un plazo determinado, que luego tendrá que ser escalado o comunicado a otra persona.
La manera típica en que los ejemplos anteriores sean tenidos en cuenta es a través de la intervención manual y los menús. Esto introduce complejidad y provoca los retrasos de tiempo ya que los usuarios no siempre son conscientes de lo que necesitan llevar a cabo y cuando.
El ritmo veloz de los negocios de hoy en día requiere de las organizaciones una respuesta rápida y adecuada a las excepciones y oportunidades según lo revelado por el análisis. Esto requiere que los sistemas integren por completo las funciones de Análisis en los procesos de gestión de Planificación Estratégica, Planificación Táctica, Planificación Financiera, Predicciones, Gestión de Información y Gestión de Riesgos.
Aunque se describen como procesos diferenciados y se instalan como aplicaciones separadas, son en realidad múltiples actividades interconectadas que tienen que realizarse perfectamente en un orden determinado y por diferentes partes de la organización, si se quiere que el rendimiento se gestione con eficacia.
En el pasado, estas actividades se han ejecutado por las organizaciones de acuerdo al calendario de planificación/reporting, centrado en un determinado período de tiempo, como el año en curso o el siguiente. Sin embargo, David Axson en su investigación en empresas de alto rendimiento descubrió que: “Best Practice companies decouple their internal management processes from the calendar and provide a set of planning and reporting processes that utilize continuous processing and monitoring of activity. The passage of time becomes (just) one of many criteria for triggering the reporting of information or the initiation of planning or forecast activities.”
Para realizar estas actividades de manera eficiente se requiere su automatización. Y es ahí donde entra en juego el workflow.
El impacto del workflow.
El workflow es la clave para coordinar las actividades entre las personas y departamentos, según lo indicado por la analítica. En el pasado, era suficiente establecer un cronograma por el cual se ejecutaba el sistema analítico y luego comunicar los resultados para realizar las acciones por correo electrónico. Pero a medida que las organizaciones avanzan hacia la planificación continua, donde las actividades de gestión del rendimiento se superponen y son accionadas por eventos y/o sucesos en lugar de fechas, se requiere un proceso más dinámico.
Como la analítica revela debilidades y oportunidades de rendimiento, las acciones que se emanan necesitan ser controladas y monitoreadas. Cualquier retraso en un área podría suponer un retroceso en el rendimiento de otra área. Al igual que en la cabina de un avión, el estado de todas las partes de cómo el negocio está funcionando necesita ser supervisado. Esto es más que la presentación de un cuadro de mando a los usuarios y como el sistema de analítica debe invocar automáticamente acciones cuando algo necesita atención y facilidades de escalamiento cuando los problemas no han sido objeto de seguimiento.
Para este tipo de workflow, el sistema de analítica tiene que saber qué tareas se van a ejecutar, en qué momento y quién debe participar. Como se desencadenan listas “To Do” (listas de tareas) personalizadas que deben de ser automáticamente distribuidos a las personas adecuadas con vínculos a las áreas apropiadas del modelo analítico(s) subyacente.
A medida que las tareas se han completado, las nuevas son entonces puestas en marcha automáticamente o antiguas se vuelven a invocar, en función de la lógica embebida dentro de las tareas. Para evitar los cuellos de botella, las tareas deben tener capacidades de escalamiento automático si un usuario no cumple o completa la tarea en el momento oportuno.
Los administradores deben ser capaces de ver el estado de cualquier conjunto de tareas, idealmente en una línea de tiempo interactiva que muestra las tareas que se han distribuido, las que se han completado según se requería, y las que están retrasadas. Desde este panel de control analítico, los administradores deben ser capaces de invocar nuevas tareas y cancelar o restablecer las que están en curso.
En resumen, una capacidad de workflow adecuada debe ser capaz de transformar la planificación en una actividad continua, inteligente y eficiente, accionada por la analítica.
En el siguiente blog, describiremos los componentes de workflow de un sistema analítico. Si no puedes esperar, entonces puedes descargar nuestro último documento en castellano que cubre toda la serie en el enlace de la imagen de abajo.
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