Continuando con nuestro blog sobre "las reglas no escritas en el presupuesto", hemos observado un conjunto similar de creencias que se aplican a los sistemas de presupuestación. Estas creencias a menudo influyen en la decisión sobre que herramientas se seleccionan y la manera en que se utilizan. Sin embargo, no sólo son estas reglas falsas sino que tienen el poder para ocultar el verdadero propósito del presupuesto, que es asegurar que las iniciativas estratégicas cuenten con suficientes recursos.
¿Cuántos de los siguientes reconoces? ¿O conoces otros?
Los sistemas basados en hojas de cálculo son baratos.
Cualquier persona que haya tenido que mantener un sistema de presupuestación basado en hojas de cálculo sabe lo costosos que son en realidad. Aunque la compra del software puede que sea relativamente económica, porque todo el mundo tiene ya un programa de hojas de cálculo, la cantidad de esfuerzo de mantenimiento que requiere y los riesgos de integridad inherente que generan eclipsan con facilidad cualquier coste de compra inicial.
Asegurar que todos los involucrados están usando la última versión de la hoja de cálculo, que los presupuestos no pueden ser modificados una vez aprobados, la consolidación de los resultados desde múltiples hojas de cálculo en un único documento, garantizar que las reglas de las celdas funcionan correctamente después de realizar una modificación, todo esto afecta. Con el tiempo los sistemas basados en hojas de cálculo se convierten en sistemas complejos, principalmente porque no han sido diseñados como una solución de presupuestación empresarial, y no permiten que se realicen “siguientes fases” u otras funciones. Y si lo hacen, es necesario iniciar de nuevo todo el proceso.
Cuánto más se paga, mejor es el sistema.
Todos los grandes proveedores de BI/ERP ofrecen soluciones de presupuestación junto con otros proveedores especializados, pero la mayoría tienen un precio exorbitado. Generalmente esto es justificado a través de una serie de opciones de programas que se expanden hasta la capacitación del administrador y los costes de instalación, costes que pueden competir fácilmente con los iniciales de compra. Sin embargo, no tiene por qué ser de esta manera.
Al igual que con los proveedores de GL y ERP hay muchas opciones de bajo costo, soluciones simples en el mercado que pueden ser dominadas en horas y que son tan buenas como cualquier sistema que presente un proveedor conocido. Las soluciones alojadas de bajo coste y con un enfoque de riesgo bajo son, con frecuencia, un paso ideal de transición desde una solución de hojas de cálculo. Estas alternativas económicas están desafiando seriamente la hipótesis de que el coste es un signo de la capacidad.
La implementación de una solución moderna resolverá los problemas de presupuestación de la organización.
Las organizaciones tienden a ver a los sistemas de presupuestación como la solución milagrosa que les permitirá resolver todas sus necesidades. Aunque un buen sistema de presupuestación moderna generalmente funcionará más rápido, de forma más segura y con mayor integridad, si el enfoque y los procesos están mal, ninguna tecnología va a arreglarlo.
Con mucha frecuencia las organizaciones simplemente replican un proceso mal diseñado a la nueva tecnología, cuando deberían también rediseñar el contenido y los procesos asociados al enfoque de ejecución de las estrategias.
Puede utilizar el sistema de Contabilidad para el Presupuesto.
El enfoque de un sistema de contabilidad es registrar transacciones financieras y ayudar a realizar las operaciones de facturación, cobros y pagos. También se centran en el pasado, organizado por departamentos y productos.
Esto no es el enfoque de las mejores prácticas relacionadas con el presupuesto. Si bien los presupuestos utilizan los recursos financieros, más bien están orientados a las actividades futuras y la forma en que se relacionan con la estrategia; y ninguna de estas visiones se gestiona en la contabilidad general. Optimizar el presupuesto implica seleccionar combinaciones de actividades, introducir nuevos productos/servicios, moverse en el tiempo y probar nuevas estructuras de organización, y ninguna de estas actividades se pueden hacer (o se quieren hacer) en la contabilidad general.
Si se utiliza la contabilidad general para definir un presupuesto se estimulan las "reglas no escritas del presupuesto” que se describen en nuestro primer blog de esta serie.
Para ayudarle con esto último tenemos un documento publicado que puede descargar desde este enlace "Aplicaciones Integradas de Gestión del Rendimiento" donde ofreceremos maneras en las que una solución integrada de software debe ser evaluada., entendiendo que las aplicaciones de Performance Management o Gestión del Rendimiento son aquellas que ayudan a la organización a alcanzar sus objetivos a través del respaldo a la planificación y el seguimiento de aquellos elementos que se encuentran bajo el control de la gestión, en un entorno de negocios desconocido e incontrolable.
En nuestros siguiente y ultimo post de esta serie mostraremos como superar estas reglas no escritas de los sistemas de presupuestos, reescribiendo
las Reglas de los Sistemas de Presupuestación.
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