- La carga de trabajo de los departamentos. Por ejemplo: ¿qué actividades están llevando a cabo?
- ¿Cómo las actividades de cada departamento contribuyen a los objetivos generales?
- ¿Qué recursos están siendo utilizados?
El modelo tiene diferentes versiones de
datos, algunas de los cuales provienen de otros modelos dentro del marco de
planificación. Por ejemplo, la versión objetivo contiene los valores que
representan los objetivos a alcanzar, proporcionados por el Modelo de
Definición de Objetivos. Al supervisar el rendimiento, la versión actual
representa lo que realmente se ha logrado, y generalmente provienen del Modelo de
Historial Detallado. La versión del forecast contiene los valores que representan
lo que es más probable que suceda si el plan continúa ejecutándose de acuerdo
al entorno de negocios previsto, esta versión proviene del Modelo de Forecast
Detallado.
Los resultados del OAM son utilizados para generar el forecast de caja dentro del Modelo de Caja/Financiación, así como para proveer información al Modelo de Métricas del Rendimiento. Esta naturaleza interconectada de OAM reúne todos los datos de rendimiento en el contexto de los procesos de negocio, por lo que debe ser el primer modelo que se desarrolla ya que impulsa el contenido de los otros.
Métricas
Al analizar los indicadores dentro del OAM, existe
una estructura que une las actividades operacionales con los objetivos
corporativos. Estos indicadores abarcan diferentes áreas del plan y se pueden
clasificar en los siguientes tipos:
Objetivos: Definen lo que la organización está
tratando de lograr a largo plazo.
Objetivos de los Procesos de Negocio: Estos indicadores
miden el éxito de los principales procesos de negocio de la organización y las
actividades de soporte que conducen directamente al logro de los objetivos.
Indicadores de Hipótesis: Supervisan las
hipótesis o suposiciones claves fijadas sobre el entorno de negocios
actual y el forecast relacionado, las cuales están relacionadas al valor de los
Objetivos de los Procesos de Negocio.
Indicadores de Rendimiento: Corresponde al
desglose de los objetivos de procesos de negocios en indicadores que puedan
estar directamente relacionados a los resultados de las actividades.
Indicadores de Actividad: Pueden ser de tres
tipos:
- Trabajo realizado”, estos indicadores que miden el volumen de trabajo que realiza un departamento en particular. Por ejemplo, el número de mailings enviados por el departamento de marketing como parte de su proceso de búsqueda de clientes potenciales.
- “Resultado”, miden lo que una actividad debe lograr directamente, por ejemplo, el número de personas que responden al correo;
- “Factor de Resultado”, es un indicador opcional que puede obtenerse a partir de los dos primeros indicadores, relacionando el “trabajo realizado” con los “resultados”. Por ejemplo, al dividir el resultado (“Número de personas que responden el correo”) entre el trabajo realizado –“Número de mailings enviados”, se obtiene el factor de resultado “Tasa de Respuesta”.
Indicadores de Inicio: Estos son los valores que provienen de los datos ya existentes
(por ejemplo, las ventas reales del año pasado) o que se introducen manualmente
(por ejemplo, crecimiento salarial anual).
Indicadores de Ingresos: Seguimiento de los ingresos de la organización.
Indicadores de Recursos: Seguimiento de los
gastos de la organización.
Estos Métricas constituyen una relación
"jerárquica" natural, como puede verse en el siguiente gráfico:
Relaciones entre indicadores OAM para la planificación y
seguimiento de los procesos de negocio.
En el ejemplo anterior, la relación entre los indicadores de objetivos, los objetivos de los procesos de negocio, el volumen de trabajo y el resultado se puede ver claramente.
También muestra el departamento responsable, cualquier retraso
que pueda haber entre indicadores y su impacto en el indicador directamente
relacionado.
Estas relaciones pueden ser utilizadas en la definición de un
objetivo o en el modelo de forecast para generar predicciones sobre el
rendimiento futuro.
Ejemplo de indicadores
de actividades operativas en un proceso de ventas.
Para simplificar la
configuración del OAM, que automáticamente mostrará la combinación de
indicadores más adecuada para cualquier departamento/actividad, podemos
asignarle uno o más atributos a cada uno. Un atributo es simplemente una
etiqueta que señala lo que representa el indicador. Para el OAM cada indicador
tiene los siguientes grupos de atributos:
Tipo de Indicador: Se define para uno de los Objetivos, Objetivos del Proceso de Negocio,
Hipótesis, Indicadores de Rendimiento, volumen de trabajo, Ingresos y Recursos,
tal como se ha mencionado anteriormente. Cuando un indicador puede ser asignado
a más de uno de los atributos anteriormente mencionados (por ejemplo, los
ingresos por ventas pueden ser tanto un objetivo de los procesos de negocio
como un indicador de los ingresos), entonces puede que sea necesario duplicarlo
dependiendo de la sofisticación del sistema de modelado utilizado.
Departamento: Este atributo identifica cuales son los departamentos responsables del
indicador y, por lo tanto, si debe aparecer en los planes/informes individuales
de los departamentos.
Actividad: Este último atributo identifica si el indicador está relacionado a una actividad
específica dentro del proceso de negocio y, por lo tanto, si debe aparecer en
cualquier informe donde la actividad sea incluida.
Estos atributos
hacen que sea fácil la configuración de los informes o las pantallas de captura
de datos, ya que pueden actuar como un “filtro” automatizado que define que
indicadores serán mostrados. Por ejemplo, mostrar todos los indicadores
designados como 'Recursos' o 'Resultado' para el departamento de "Atención
al cliente"; mostrar los indicadores para la actividad "Investigación
de Mercado”; o cualquier combinación de atributos.
Dimensiones del Modelo
La mayoría de los sistemas tecnológicos de
planificación permiten crear modelos que sean definidos especificando las
dimensiones individuales del negocio que serán utilizadas, y a partir de allí,
los miembros que componen cada dimensión. Para la mayoría de las organizaciones, el
OAM contendrá las cuatro siguientes dimensiones de negocios, adicionales a la
dimensión métrica que se acaba de describir:
Organización: Esta dimensión contiene los departamentos
y la manera en que estos se consolidan dentro del grupo global de la compañía. Considerando
que las jerarquías cambian con el tiempo, es importante que estas puedan ser
rastreadas y se encuentren disponibles para los informes. Es probable que la
mayoría de las organizaciones no sean capaces de rastrear por separado las
actividades de cada departamento, excepto por referencia al departamento que
las ejecuta y los indicadores asociados. Esto significa que los presupuestos no
pueden ser asignados a una actividad a menos que el propio departamento se
divida en "sub-departamentos” dentro de la estructura de la organización,
o que la actividad sea considera como
una dimensión separada. A los efectos de este documento se ha tomado el primer
supuesto, es decir, las actividades sólo pueden ser rastreados a nivel
departamental.
Periodos: Esta dimensión define el calendario
operativo que será aplicado dentro del modelo. Algunos datos pueden registrarse
y gestionarse con un enfoque diario, mientras que otros podrán ser mensuales o
semestrales. Para empresas de
distribución minorista esta agrupación puede incluir estaciones y, además,
considerar las festividades. Esta definición también describe las agrupaciones
de periodos donde los datos son acumulados con el tiempo para que los informes
puedan ser generados para periodos seleccionados, ya sean YTD o cualquier
formato periódico.
Años: Define el intervalo de tiempo que será cubierto por el modelo. Puede
tratarse tanto de años reales como fiscales.
Versión: Utilizada para separar las diferentes
versiones de los datos, que generalmente incluirán Objetivo (para gestionar los
objetivos estratégicos), Presupuestos (asignación de recursos), Actual
(resultados reales) y Forecast (registrar las últimas estimaciones de lo que
depara el futuro).
Cuando se necesitan más dimensiones, por
ejemplo, para planificar y supervisar las ventas por producto, líneas de
negocio, etc, pueden definirse dimensiones adicionales dentro de los correspondientes
modelos de Históricos o Forecast, en lugar de aplicarlas a todos los
indicadores dentro del OAM.
Reglas del Modelo
La última parte de la configuración del
modelo consiste en definir las reglas que rigen los indicadores. Aunque hemos
identificado indicadores y sus relaciones, particularmente entre los
indicadores de rendimiento y los objetivos de los procesos de negocios, el OAM
aún no las utiliza. Serán utilizados en sus respectivos modelos objetivo y
forecast para predecir el rendimiento futuro, que luego se transferirá a la
versión correspondiente dentro de la OAM.
Las reglas que se definen son:
- Subtotales, por ejemplo para calcular el total de los gastos
- Donde las medidas, como tasas o ratios, deben calcularse a partir de los datos base
- Aquellas que rigen las conversión de divisas
- Aquellas necesarias para supervisar los drivers. Ya hemos mencionado la relación entre los resultados, la carga de trabajo y los indicadores de los objetivos. En el OAM es posible que queramos calcular lo que realmente han logrado estas relaciones, que luego podrán ser presentados a los empleados para la definición de objetivos basados en drivers o el modelo de forecast.
- Las que participan en la consolidación de los resultados para dar una imagen global de la empresa.
Si desea más información sobre cómo estos pueden ser configurados, le ofrecemos diferentes talleres y materiales de formación que pueden guiarle en la implementación de un entorno de planificación completo.
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