En esta serie de posts estamos analizando cómo funciona una aplicación integrada de gestión del rendimiento. En este post, revisaremos como funciona una solución "integrada".
Requerimiento de las Aplicaciones Integradas
Existen muchas soluciones de software que afirman estar integradas y, sin embargo, a los administradores se les hace difícil encontrar cómo relacionar los componentes y hacer que actúen como una única solución. Por ejemplo, el componente utilizado para crear un cuadro de mando o un informe, puede tener una arquitectura diferente a la utilizada para la creación de la pantalla de introducción de datos del presupuesto. Debido a esto, los datos se tienen que mover físicamente entre el presupuesto y la aplicación de presentación de informes, y más importante, cuando se requiere realizar un cambio a una estructura o a un indicador, se tiene que realizar en ambos lugares. Esto no sólo duplica la carga de trabajo, sino que puede generar “perdidas” con facilidad (o peor aún que se ejecuten incorrectamente en una de esas aplicaciones), dando lugar a problemas de integridad no detectados.
Una aplicación realmente integrada no sufre de este nivel de 'desintegración'. Por el contrario, los 11 componentes mencionados anteriormente, están construidos sobre una arquitectura que incluye lo siguiente:
Interfaz Única. Sin importar donde se cree el presupuesto o el informe, todas las funcionalidades se mantienen en una única interfaz. Con esto queremos decir que el “ser y parecer” deben ser iguales y no deben parecer dos productos distintos. Los beneficios de una única interfaz incluyen desde la reducción del tiempo de aprendizaje y formación de los administradores; facilidad para saber dónde revisar cuando se realizan cambios en la aplicación; hasta garantizar que la seguridad de roles y acceso sea más fácil de mantener.
Definición centralizada de las estructuras e indicadores que son utilizados por todos los componentes. Estas definiciones estarán accesibles cuando se cree una plantilla de forecast o se defina un informe. Cualquier cambio realizado aquí automáticamente actualiza cualquier componente donde se utilizan esos indicadores y estructuras. El beneficio de tener una definición centralizada está relacionado a la consistencia sobre lo que significa un indicador o lo que representa una estructura. Como en el caso de la interfaz única, sólo hay un lugar para definir una medida o un indicador, modificar una estructura o crear nuevas versiones de datos. En efecto hay un diccionario de datos centralizado y controlando todos los aspectos de la supervisión del rendimiento.
Almacenamiento de datos único. Todos los datos asociados a la planificación y la supervisión del rendimiento se gestionan en un único lugar. Para ello será necesario que se de soporte a múltiples formatos de datos, tales como tablas relacionales o modelos multidimensionales. La manera en que se almacenan los datos es irrelevante, sin embargo, los usuarios finales desean que la información se presente de la manera más relevante para ellos de acuerdo al análisis solicitado, por ejemplo, una lista de los 10 principales clientes, el volumen de productos comprados por cliente a lo largo del tiempo, etc. El beneficio de un punto de almacenamiento único de datos consiste en que todos los resultados estarán basados en una misma versión de los datos, sin importar cómo estén siendo presentados.
Lista “To Do”. Para los usuarios, independientemente del proceso, debería existir un único lugar donde puedan visualizar las actividades que tienen que realizar a continuación. Los menús no realizan esta tarea, ya que tienden a ser comunes para varias personas y no toman en cuenta el orden o importancia de las tareas. Para los administradores es difícil o imposible evaluar donde se encuentran los “cuellos de botella” del proceso y cuáles son los usuarios/actividades que están retrasando a los demás. La única manera de hacerlo es a través de un workflow real que funcione a través de toda la aplicación y todos los componentes que se encuentran en uso. Esto debería generar listas “To Do” dinámicas para cada usuario, que automáticamente cambien el progreso del proceso de gestión. También les proporciona a los administradores una línea de tiempo dinámica de todas las actividades dentro de todos los procesos “vivos” de gestión.
Sistema único de seguridad. Debe existir un único lugar donde se definan los usuarios, sus roles y requerimientos de accesos para cualquier proceso de gestión. Debería ser posible poder ver todo:
- Desde el punto de vista del usuario, es decir, sus roles y acceso para cada proceso
- Desde el punto de vista de la gestión del proceso, es decir, todas las personas involucradas en un proceso determinado, como el de presupuestación.
Funcionalidades Comunes. Las capacidades de todos los componentes están disponibles para todos los demás componentes. Por ejemplo, habrá un modulo de carga de datos, un modulo de presentación de informes, otra funcionalidad de manipulación de datos, etc, que están relacionadas a todas las dimensiones/miembros de negocios y cuyas capacidades puedan ser utilizadas para acceder a los datos en cualquier proceso de gestión.
En el próximo post revisaremos cómo evaluar software de gestión del rendimiento, comprobando que sea una aplicación integrada.
Puede descargar nuestro nuevo documento que explica detalladamente la Gestión Integrada del Rendimiento.
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