En esta serie de posts estamos analizando cómo
funciona una aplicación integrada de gestión del rendimiento. En los últimos
dos post hemos revisado los 11 componentes que debería tener cualquier
aplicación. En este post, cubriremos las diferentes entre las aplicaciones, las
herramientas de BI y las hojas de cálculo cuando son utilizadas para la
planificación y seguimiento del rendimiento.
Aplicaciones vs Herramientas de BI y Hojas de Cálculo
Habiendo esbozado los componentes de una aplicación de gestión de rendimiento, vale la pena comparar estas funcionalidades con las que generalmente están disponibles en las herramientas de Business Intelligence (BI) y las hojas de cálculo. Actualmente existen muchas herramientas de BI disponibles, así mismo muchos afirman que ofrecen todo el proceso de planificación empresarial y de presentación de informes. De hecho la mayoría de las aplicaciones de gestión del rendimiento están construidas sobre una plataforma de BI. Sin embargo, la verdadera diferencia entre las dos se encuentra en la ausencia de funcionalidades pre-construidas para hacer frente a la "inteligencia financiera", "trasformación de datos" y "control de usuarios / datos" en las herramientas de BI.
Comparación de las funcionalidades de una aplicación de Gestión del Rendimiento con una herramienta típica de BI. Los elementos no soportados de “forma predeterminada” se muestran en rojo.
La mayoría de estas funcionalidades se pueden construir utilizando las herramientas proporcionadas, pero esto significa que tendrán que ser gestionadas y mantenidas por el administrador y, además, aumentarán considerablemente la complejidad de las reglas de negocio. Por ejemplo, controlar cómo se acumulan los diferentes tipos de cuentas dentro de la dimensión de tiempo o la forma de convertirlos de una moneda local a la moneda base.
Del mismo modo, controlar lo que un usuario puede hacer durante un proceso de gestión y cómo las solicitudes se aprueban y bloquean, requerirá una gran cantidad de "código" a medida.
A las hojas de cálculo les va mucho peor que a las herramientas de BI, tal como puede verse en el siguiente gráfico. Faltan la mayoría de las funcionalidades necesarias para la planificación y supervisión del rendimiento.
Comparación de las funcionalidades de una aplicación de Gestión del Rendimiento con una hoja de cálculo. Los elementos no soportados de “forma predeterminada” se muestran en rojo
En una hoja de cálculo no existe una base de datos centralizada, por lo que solo puede ser utilizada por una persona a la vez. No existe un constructor del modelo, ni inteligencia de negocios, ni control de usuarios, y así sucesivamente. Aunque algunas de estas restricciones (sin el aspecto multi-usuario) pueden ser superadas utilizando fórmulas y macros, el resultado final estará muy lejos de lo que se requiere para gestionar el rendimiento. Aquellos que usan las hojas de cálculo son conscientes de que el mantenimiento de los sistemas construidos a partir de ellas puede convertirse fácilmente en una pesadilla incontrolable donde la integridad y las capacidades de planificación están muy comprometidas.
Por las razones anteriormente mencionadas, las organizaciones que utilizan aplicaciones construidas con este propósito son menos propensas a tener problemas. Pero eso no quiere decir que ofrecen la respuesta perfecta. Un elemento clave en relación con la facilidad de uso de una aplicación de gestión del rendimiento son las funcionalidades que proporcionan los componentes mencionados en las partes 2 y 3 de esta serie de posts y, con igual importancia, el nivel de integración entre los componentes.
En el próximo post analizaremos los requerimientos de un sistema integrado de gestión del rendimiento.
Puede descargar nuestro nuevo documento que explica detalladamente la Gestión Integrada del Rendimiento.
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