Gestión Integrada del Rendimiento – Parte 3 Componentes

En esta serie de post estamos analizando cómo funcionan las aplicaciones integradas de gestión del rendimiento. En el último post revisamos los primeros 5 componentes que toda aplicación debería contener – el cual podrá leer en este enlace. En este post, presentaremos los 6 componentes restantes.

Puede descargar el Documento Integreted Performance Management Aplications completo que explica detalladamente la Gestión Integrada del Rendimiento.

6.“Inteligencia” Financiera/Aplicación 

Este componente está relacionado con las funcionalidades de procesamiento de los datos específicos requeridos por la aplicación, que en general suelen ser difíciles o imposibles de codificar utilizando las reglas de negocio estándar. Esto incluye las siguientes características:

• Conversión de Monedas. Si el sistema recopila datos en diferentes monedas, entonces necesitará convertirlas a una moneda base (o diferentes monedas base) para efectos de consolidación o presentación de informes. La conversión de monedas puede ser compleja cuando están involucrados los datos de las cuentas de balance, ya que el sistema tendrá que hacer frente a diferentes tipos de tasas de conversión (por ejemplo, apertura, cierre, promedio, histórico), los cuales a su vez pueden conducir a ganancias/pérdidas por tipo de cambio. 
• Entender Debe / Haber. Cuando se elaboran datos financieros, especialmente aquellos relacionados a la contabilidad, el sistema tendrá que “saber” si los datos serán considerados como “haber” (H) o “débito” (D). El motivo es que cualquier regla, tales como análisis de varianza o sumas que involucran varios elementos D/H, se verá afectada - por ejemplo, un D al que se le agrega un H, es en realidad una resta. 
• Tipos de Cuenta. Al igual que con el D y H, las cuentas financieras se pueden agrupar a lo largo del tiempo (por ejemplo, ingresos y gastos), hay sumas que no deberían ser agregadas (por ejemplo, saldos de efectivo y existencias), mientras que otras no deberían ser convertidas (por ejemplo, ratios). Este “entendimiento” puede simplificar las reglas de la aplicación. 
• Agrupaciones de Tiempo. Los datos suelen ser recogidos sobre una base semanal o mensual. Sin embargo, para presentación de informes será necesario que sean agrupados en semestres o totales del “año a la fecha” (“year-to-date”). En el caso del comercio, las agrupaciones del tiempo pueden estar asociadas a fechas fijas, por ejemplo, el verano, y no es poco frecuente que utilicen 13 períodos en un año. Aunque la definición de tiempo puede ser sencilla, lo que es difícil es asegurar que la información financiera sea convertida y agrupada correctamente, tal como se ha descrito anteriormente. 

Todo lo anterior se puede codificar utilizando las reglas estándar de negocios (como sucede cuando se utiliza una hoja de cálculo), pero el esfuerzo de mantenimiento será enorme y puede conducir fácilmente a errores de integridad. Por esta razón, los sistemas de planificación y presentación de informes deberían tener incorporada la “inteligencia financiera”. 

7. Transformación de Datos 

Una vez definido el modelo de negocios, los usuarios querrán interactuar con los datos para producir diversos análisis. Esta “trasformación” va más allá de convertir números a una moneda base y sumarlos. La manipulación dependerá del análisis que se requiere y deberá ser proporcionado por el sistema como una funcionalidad “bajo demanda”. Algunos ejemplos son los siguientes: 

• Copiar Datos. Además de la importación de datos, en algunas ocasiones será útil la capacidad de copiar los datos que ya existen dentro del sistema. Por ejemplo, para proporcionar un punto de partida para el presupuesto, los resultados “reales” del último año pueden ser copiados en las próximas versiones anuales del presupuesto. O para crear una segunda versión del presupuesto, donde la primera versión sea copiada y almacenada por separado de manera que se pueda comparar la segunda versión contra esta. 
• Guardar/Eliminar Datos. En algún momento los datos tendrán que ser eliminados de la aplicación. Esto se podrá realizar mediante los privilegios de administración, que permitiría colocar los datos eliminados en un fichero de almacenamiento recargable, que pueda ser utilizado si se requiere en un momento posterior. 
• Asignaciones. En ocasiones es más fácil que las asignaciones se realicen a través de una “solicitud”, en lugar de una regla de negocios. Esto puede simplificar en gran medida la configuración de una aplicación. 
• Reconciliación entre compañías y eliminaciones. Esto se relaciona con aplicaciones en las que los resultados consolidados deben eliminar los efectos de las operaciones entre empresas. Esta funcionalidad permite que las transacciones entre compañías sean comparadas y cuando “coincidan entre sí” sean eliminadas de forma automática en la consolidación. 
• Ajustes de Asientos. Como sucede con las negociaciones entre compañías, en las organizaciones que tienen múltiples propietarios o donde se necesite ajustar los datos de acuerdo a las Reglas Internacionales de Contabilidad, será necesario un módulo específico de ajustes de asientos diarios que permita simplificar en gran medida las reglas de negocios necesarias. 
• Planificación Descendiente (Arriba-Abajo). Algunas organizaciones quieren que los objetivos se definan a alto nivel por empresa y que el sistema posteriormente asigne los valores a los departamentos de acuerdo a una serie de variables, como los resultados del año anterior. 
• Goal Seek (búsqueda del valor de destino). Los sistemas más sofisticados permiten que los gerentes establezcan los objetivos a nivel de totales y posteriormente el sistema ajuste los valores a los niveles más bajos hasta que se cumpla ese objetivo. 
• Planificación de Escenarios. Esta funcionalidad permite que el modelo ejecute simulaciones diferentes y que sus resultados posteriormente puedan ser comparados. Por ejemplo, ejecutar tres series de drivers o accionadores que representan los niveles de rendimiento “bueno”, “malo” y “esperado”. Los sistemas más sofisticados permiten que las estructuras de los modelos cambien entre escenarios, pero mantengan los resultados para que puedan ser comparados. 
• Planificación de Iniciativas. Esta funcionalidad permite que los usuarios propongan una serie de proyectos que podrían ser utilizados para mejorar el rendimiento. Los datos recogidos incluyen fechas de inicio propuestas, personas responsables, etc. Entonces, el sistema permitirá que estos proyectos sean evaluados individualmente y en combinaciones como parte de un escenario. La idea es permitir que la mejor combinación sea seleccionada, de manera que se conviertan en “proyectos vivos” cuya implementación pueda ser monitoreada. 

Se podrían listar muchas más funcionalidades. El punto importante es tener en cuenta cuáles serían las funcionalidades de manipulación de datos que Ud. realmente necesitaría y, por lo tanto, escoger un sistema que sea capaz de darle soporte. También, asegúrese que el sistema que se utilice sea capaz de mantener un registro de auditoría de todos los datos y de cómo se han transformado desde los datos inicialmente introducidos a los reportes finales 

8. Herramientas de Presentación 

La capacidad de producir información significativa es crítica para cualquier sistema, de manera que los usuarios puedan entenderla y tomar acciones en caso de que sea necesario. La información que se muestra podrá ser presentada como: 

• Informes Estáticos, donde los usuarios no pueden cambiar el informe, aunque la seguridad del sistema puede filtrar cualquier dato al que el usuario no tenga autorización para ver. 
• Informes Dinámicos, que permite que los usuarios puedan cambiar el diseño del informe (girar); seleccionar niveles inferiores de detalles (drill-down); regresar a los datos de origen subyacentes (drill-thru). 
• Análisis Ad-hoc, donde el usuario tenga completo control sobre el contenido, diseño y formatos. Cuando se ha creado un informe que le gusta a un usuario, este lo puede guardar (y compartirlo con otros) como un “punto de vista” personal que se puede recuperar en cualquier momento. 
• Listas Cortas, donde los datos sean presentados con un orden seleccionado – por ejemplo, los 10 principales clientes por ingresos. 
• Excepciones, únicamente se presentan los datos que satisfacen un criterio de excepción – por ejemplo, una lista de los departamentos cuyo rendimiento real de gastos está por encima de lo presupuestado. 
• Alertas, en este caso los usuarios únicamente son notificados (generalmente vía email) si los datos se encuentran fuera de un criterio previamente definido. 
• Gráficos y otros diagramas, Además de los gráficos de barra “normal” y los gráficos de líneas, se pueden incluir gráficos avanzados como diagramas en cascada y mapas estratégicos. 
• Libros, compuestos por varios informes y formatos y cuyo contenido es controlado como una selección única – por ejemplo, el departamento del usuario. 
• Periodo de Referencia, con este tipo de reportes el sistema “sabe” cuál es el periodo actual y puede utilizar esta información para mostrar los datos correspondientes a cada mes, pero sin que un usuario tenga que modificar el informe. El período de referencia también se utiliza para mostrar o introducir los datos de los forecast dinámicos – por ejemplo, mostrar los datos reales del mes actual y de los próximos 6 meses del forecast. 
• Notas y comentarios, este informe proporciona datos de texto que el usuario puede haber introducido como un comentario o una nota cuando introducía los datos y solicitaba la aprobación. 
• Información Estructural, en este caso se presentan los detalles de configuración como parte del informe. Por ejemplo, una lista de iniciativas, junto con el nombre del propietario y los departamentos afectados. 

Los informes anteriormente mencionados son los que los usuarios, con mayor frecuencia, podrían solicitar y, por tanto, un buen sistema de información debe ser capaz de realizar una "mezcla" de cualquier combinación de estos. 

9. Control de Usuarios/Datos 

Esta área se refiere a cómo los usuarios serán dirigidos a través de un proceso de gestión en particular, y el orden de cualquier flujo de datos. En cualquier proceso de gestión existe un orden de acontecimientos. Por ejemplo, el presupuesto suele comenzar cuando la alta dirección establece los objetivos a alto nivel. A continuación, el departamento de ventas va a tratar de cumplir con los objetivos de ingresos trabajando el área de marketing, por lo que deberán presupuestar los recursos necesarios para atraer a nuevos clientes. Una vez que esto se ha hecho, el departamento de producción y el de atención al cliente podrán planificar los recursos que necesitan para satisfacer la demanda prevista.... y así sucesivamente. Del mismo modo, cuando se trata de informar sobre los resultados, primero será necesario extraer información de la contabilidad general y cargar los datos. Posteriormente, los jefes de departamento podrán revisar los datos reales y hacer los ajustes necesarios antes de finalizar los informes que serán entregados a la alta dirección para su aprobación y divulgación. 

En ambos casos, los usuarios necesitan saber qué se les solicita y para cuando. Para los que esperan a los demás es importante que esperen hasta que se han completado las actividades anteriores y los datos sean “bloqueados” para que no puedan ser cambiados. 

Para asegurar que estos procesos operan en un orden eficiente y eficaz, el sistema debe proporcionar algún tipo de flujo de trabajo que asigne automáticamente las tareas individuales en una lista personal “To Do”.

10. Colaboración 

La colaboración puede producirse de diferentes formas. Primero al involucrar a las personas en un proceso como el de la presupuestación, donde a los participantes se les indica cuál es el objetivo, por qué la empresa los ha seleccionado y su rol para asegurar que los objetivos se cumplan. Esta participación puede activarse por correos electrónicos y proporcionándoles documentación relevante a lo largo de todo el proceso. 

Otra forma puede ser cómo los usuarios responden a su participación. La mayoría de los sistemas de planificación e informes se ocupan de los números, aunque sean las áreas de negocios que ellos representan, como el departamento, la versión, el tiempo y los indicadores, las que definen esos números. Pero las cifras no cuentan toda la historia y lo que los sistemas deben permitir es la utilización de una amplia gama de datos de textuales en forma de notas, comentarios y documentos de respaldo, incluyendo fotografías y videos, que se adjuntan a las solicitudes y propuestas. Estos deben estar disponibles cuando se presente una cifra o importe asociado, de manera que los usuarios y directores puedan obtener la situación completa.

11. Métodos de Acceso de Usuarios 

Este último componente hace referencia a la manera en que los usuarios acceden y utilizan la aplicación. Actualmente, la mayoría de los sistemas están basados en la Web, es decir, el único software requerido por el usuario es un navegador web estándar. Sin embargo, cada vez más usuarios quieren tener acceso a través de una gama de dispositivos personales, tales como tablets y teléfonos inteligentes. Estos usuarios se sienten más cómodos utilizando 'apps' que se han desarrollado específicamente para ese medio. 

A diferencia de una hoja de cálculo que está fijada a una máquina y que requiere del software adecuado para ser utilizada, las aplicaciones de gestión del rendimiento necesitan parecerse más a sitios web interactivos que son independientes de la máquina, la ubicación y la aplicación de software. 

En el próximo post revisaremos las diferencias entre las aplicaciones, las herramientas de BI y las hojas de cálculo cuando son utilizadas para la planificación y el seguimiento del rendimiento.

Puede descargar Documento Integreted performance Management Aplicatios que explica detalladamente la Gestión Integrada del Rendimiento.