Sistemas de Planificación: ¿La alternativa a las Hojas de cálculo?

En el último blog, nos fijamos en la variedad de necesidades de una organización típica de planificación. Requiere capacidades más allá de lo que Excel es capaz de soportar. No porque sea un mal producto - de hecho Excel es probablemente una de las mejores herramientas de productividad empresarial jamás lanzados - pero que nunca fue diseñado para soportar la planificación de la empresa. En este blog vamos a ver lo que se requiere de un sistema.

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 '"EVOLUCIONANDO DESDE EXCEL" 

1.   Sistemas de Planificación: La Alternativa a las Hojas de Cálculo

La planificación empresarial necesita funcionalidades que están más allá de lo que Excel es capaz de ofrecer. No porque sea un mal producto –de hecho Excel es probablemente una de las mejores herramientas de productividad empresarial que se haya creado– sino porque no ha sido diseñado para ayudar a gestionar la planificación empresarial. Como consecuencia de esto, los sistemas especializados en planificación empresarial y presentación de informes fueron desarrollados específicamente para superar las limitaciones de las hojas de cálculo. Estos sistemas han estado disponibles durante muchos años y poseen una serie de funcionalidades comunes:

Planificación: El reto de las hojas de cálculo

En el último blog, comentamos cómo la planificación se hace más compleja a medida que crece una organización. Y mientras que aumenta la complejidad, como las herramientas de planificación tradicionales, como Excel comienzan a fallar. 

Pero para muchas organizaciones el cambio a un producto de planificación empresarial más sólido tiene también sus propios desafíos, que vamos a ver más adelante. Por ahora vamos a continuar con nuestra historia de la compañía XYW ya que se convierte en una sociedad cotizada, y los desafíos a los que se enfrentan las hojas de calculo. 

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 '"EVOLUCIONANDO DESDE EXCEL" 

A XYZ le sigue yendo bien. Como parte de su estrategia de crecimiento tienen la intención de ampliar la gama de productos para incluir otros elementos complementarios, tales como lápices, reglas, borradores y tinta. El equipo directivo también planea la expansión a diferentes lugares en todo el país, incluyendo la capacidad de producción local. Esta expansión se logrará parcialmente mediante la adquisición, y financiándose al convertirse en una sociedad que cotiza en bolsa y por vender acciones en el mercado de bolsa local.

La planificación se ha convertido en un proceso más extenso que no sólo tiene que abarcar los nuevos productos y los lugares involucrados, sino que también debe proveer una estrategia clara y realista que comunique a los inversores “cómo” y “cuándo” se generará el retorno de la inversión. Como consecuencia, el proceso de planificación incluye todas las actividades de planificación descritas anteriormente, más: 

Complejidad de la planificación: Evolucionando desde Excel

Según las encuestas, Excel continúa siendo la herramienta más utilizada en las organizaciones para la planificación. Existen muchas razones por la que esto ocurre, desde el hecho de que todo el mundo tiene una copia, por lo que el software y el precio de uso es “gratuito”; es fácil de usar (al menos para hacer la configuración inicial); es muy flexible por lo que se puede configurar lo que se desee, incluyendo combinaciones de textos, fechas y números; y tiene algunas potentes funcionalidades de formato y creación de gráficos.

Pero como saben las organizaciones que utilizan Excel, en algún momento los sistemas construidos sobre esta herramienta, comienzan a fallar. Sin embargo, la preocupación de muchos es que las alternativas tienen también sus propios problemas - particularmente relacionadas con la facilidad de uso, la flexibilidad de los datos que puedan ser recogidos y el coste.

Entonces, ¿cómo deciden las organizaciones que herramienta utilizar? ¿En qué momento se ven obligados a cambiar sus sistemas de hojas de cálculo por una aplicación corporativa? y ¿es la solución compleja y de coste elevado? Estas son algunas de las preguntas que esperamos responder en este documento.