En esta serie de posts estamos analizando cómo las organizaciones pueden mejorar su rendimiento mediante la inversión en el personal que se encuentra dentro del departamento financiero.
En este post analizaremos cómo mejorar la comunicación y el rol de la tecnología.
Capacidades y habilidades de Comunicación
Uno pensaría que en la era de Internet, donde los correos electrónicos y las redes sociales son parte de la vida diaria, la comunicación no debería ser un problema. Y sin embargo, se está perdiendo la gestión de la comunicación interna de la organización en el mundo de los negocios. En lugar de entablar conversaciones nutridas e interactivas, como las que se pueden tener a través de redes sociales como LinkedIn y Facebook, los gerentes suelen enfrentarse a reportes mensuales estáticos, hojas de cálculos individuales que son difíciles de controlar y compartir y a una gran cantidad de conversaciones por email que no tienen un formato o una estructura fija, lo que les dificulta la tarea de producir información confiable y consistente.
En un trabajo de investigación del área de informática para el sector de organizaciones sin fines de lucro, el 87% de los encuestados dijo que la ausencia de sistemas tiene como consecuencia la escasa comunicación entre departamentos. Las áreas donde esto fue más evidente fueron el seguimiento del presupuesto, los informes departamentales y la visibilidad de los compromisos o responsabilidades. Esto generó dificultades en la recopilación de información exacta del forecast y errores debido al copia/pega de datos de un sistema a otro.
Esta situación parece sorprendente dada la disponibilidad de modernos sistemas de planificación y presentación de informes. Sin embargo, es algo que no se limita al sector de las organizaciones sin ánimo de lucro. Alrededor del 50% de las organizaciones de hoy en día parecen estar atascadas en la utilización de hojas de cálculo, que también dan lugar a los mismos problemas descritos en la encuesta.
Mejorando las habilidades de comunicación
El personal de finanzas puede mejorar sus habilidades y capacidades de comunicación de las siguientes maneras:
Vincular los recursos con la carga de trabajo y los resultados
Al presentar los informes de resultados, se debe relacionar el consumo de recursos por departamento con la carga de trabajo y los resultados obtenidos. Esto permite evaluar si los recursos están siendo utilizados más eficientemente (es decir, si se está realizando más trabajo por el mismo coste) que en el año anterior o si las actividades que se realizan son más eficaces (es decir, se obtienen mejores resultados aplicando el mismo nivel de esfuerzo). Nuestro documento “Replanteando el Proceso de Planificación” dio ejemplos sobre cómo hacerlo.
Separar los presupuestos
Al definir los presupuestos, estos se pueden dividir en “Business as Usual” (Negocio Habitual) e “Iniciativas Estratégicas”. “Business as Usual” o “Negocio Habitual” es lo que se requiere para continuar funcionando tal como se ha previsto, mientras que las “Iniciativas Estratégicas” son aquellas actividades que se introducirán (o cambiarán) para mejorar el rendimiento. Estas últimas son presupuestadas por separado y se agregan con el 'business as usual'. El presupuesto proporciona de esta manera una historia con un enfoque centrado en la organización y cómo los recursos serán asignados en consecuencia.
Recogiendo información de soporte al forecast
Al recoger las previsiones, se reúnen evidencias para soportar los ingresos y gastos principales. Por ejemplo, al realizar el forecast de ventas, se recoge información relacionada a los ciclos de ventas y las principales tipos de conversión. Con respecto a los costes, se recogen las notas y comentarios que deberían ser sustancialmente distintas al presupuesto. Esto permite que se pueda juzgar mejor la precisión o exactitud del forecast y generar nuevas ideas sobre lo que se puede hacer para mantener el plan original bien encaminado.
Sistemas de soporte técnico
La tecnología es una herramienta vital para el personal de Finanzas. El volumen de datos, su variedad y por su rápida evolución, es excesivo para ser gestionado a través de métodos manuales de análisis o de hojas de cálculo. Y sin embargo, eso es lo que la mayoría de las organizaciones utilizan hoy en día.
De la misma manera que ninguna organización considerable no podría funcionar sin una contabilidad general o capacidad de control de stock, también es válido para los sistemas que administran los recursos y apoyan la toma de decisiones. No se puede confiar en instintos o corazonadas y es probable que estas sean diferentes dependiendo de con quién se hable. La única manera consistente y confiable de avanzar es enfocarse en los hechos, y esto requiere de soluciones modernas de planificación y presentación de informes.
Mejorando los sistemas de soporte técnico
El personal de finanzas puede comenzar a mejorar sus sistemas técnicos de soporte de la siguiente manera:
Publicaciones y Artículos:
Infórmese sobre las tecnologías de “Business Intelligence” (Inteligencia de Negocios) y “Corporate Performance Management” (Gestión del Rendimiento Corporativo). Conocer la diferencia entre sistemas multidimensionales y hojas de cálculo proporciona un gran comienzo en cuanto a lo que estos sistemas pueden hacer para el negocio. CorPeuM ha presentado un documento titulado “Evolucionando desde Excel”, el cual resume las diferencias principales.
También existe un nuevo libro, co-escrito por el autor de este documento, denominado “Budgeting, Planning, and Forecasting in Uncertain Times” (Presupuestación, Planificación y Forecasting en un mundo incierto) (http://goo.gl/T2NAjG), el cual evalúa el papel de la tecnología y de los diferentes modelos de planificación necesarios para planificar y gestionar el rendimiento.
Definir los modelos necesarios para la gestión del rendimiento:
La gestión del rendimiento requiere distintos puntos de vista de los procesos de negocio empresariales. Nuestro documento “¿Cómo funciona un sistema de ejecución de la estrategia?”, muestra cómo estos 9 modelos están interconectados.
En el centro se encuentra el Modelo de Actividades Operativas (OAM, por sus siglas en inglés - operational activity model) que describe los procesos de negocios de la organización. Este se puede aplicar para evaluar la carga de trabajo y los recursos necesarios para cumplir los objetivos. El modelo también proporciona una entrada para el modelo de caja y financiación (CFM, por sus siglas en inglés- cash funding model), para determinar las necesidades de efectivo y las fuentes de financiación.
Alrededor de estos modelos se encuentran una serie de modelos que proporcionan distintos puntos de vista del rendimiento, pero relacionados entre sí:
- Historial detallado proporciona los antecedentes sobre lo que realmente ocurrió.
- Indicadores de rendimiento muestra los resultados comparándolos con el entorno externo del negocio.
- Conocimiento contiene la intuición de la dirección y la perspectiva del futuro.
- Forecast detallado mantiene la información sobre lo que probablemente sucederá en un futuro próximo, respaldada por información anecdótica relacionada.
- Definición de metas es utilizado para determinar el valor de los objetivos que la organización opina que puede alcanzar.
- Mejora de la estrategia evalúa y controla los cambios en los procesos de negocios.
- Optimizar los recursos muestra la manera de reducir la diferencia entre los objetivos y forecasts.
Cada modelo requiere diferentes niveles de detalle y, probablemente, diferentes tipos de modelos, sin embargo todos deben trabajar juntos como un solo sistema.
Seleccionar una nueva generación de sistemas:
De la definición del modelo anterior, se aprecia que los sistemas técnicos de apoyo requieren varias y diferentes funcionalidades. Los sistemas más antiguos suelen tener una arquitectura que únicamente les permite soportar un tipo de modelo, por ejemplo, el presupuesto o el cuadro de mando. Esto hace que sean difíciles de integrar para dar soporte a la toma de decisiones a nivel global. Sin embargo, las soluciones más recientes, como CorPeuM, lo hacen en una única solución, que denominamos “ejecución de la estrategia”. CorPeuM es específicamente capaz de:
- Modelar una serie de procesos de negocios mediante la utilización de modelos de planificación basado en drivers o accionadores para capturar los presupuestos, forecasts y controlar los resultados actuales.
- Categorizar las métricas (por ejemplo, recursos, carga de trabajo, resultados) y permitir vincular específicamente a las actividades de departamentos individualmente.
- Planificar iniciativas que permitan la creación, selección, aprobación y seguimiento de iniciativas/proyectos estratégicos que apoyen directamente los objetivos corporativos.
- Planificar escenarios que permitan combinaciones de iniciativas/proyectos con la finalidad de ser evaluadas y permitir que el equipo directivo puede definir planes de futuro.
- Funcionalidades integradas de presentación de informes donde los datos puedan ser mostrados como mapas estratégicos, cuadro de mando integral y otros informes oficiales.
- Workflow dinámico que controla el acceso de usuarios de acuerdo a su perfil y que soporta un enfoque continúo y automatizado para la planificación y presentación de informes.
Para ver una lista completa de capacidades, descargue el documento de CorPeuM: ¿Cómo funciona un sistema de ejecución de la estrategia?
En nuestro último post sobre la inversión en el equipo financiero, analizaremos cómo el personal financiero puede ejercer una influencia real sobre los procesos que intervienen en la asignación de recursos y el seguimiento del rendimiento.
Asegúrese de ver todas nuestras publicaciones uniéndose a nuestro grupo en LinkedIn y/o suscribiéndose a nuestro newsletter.
No hay comentarios:
Publicar un comentario