En esta serie de posts estamos analizando cómo las organizaciones pueden mejorar su rendimiento mediante la inversión en el personal que se encuentra dentro del departamento financiero. En el último post hemos descrito cómo se puede mejorar la comunicación y el rol de los sistemas tecnológicos. En este último post analizaremos cómo el equipo financiero influye en los procesos involucrados en la asignación de recursos y el seguimiento del rendimiento.
Procesos de Gestión
La última área donde el personal financiero realmente puede contribuir a mejorar el rendimiento empresarial es desafiar y replantear los procesos de gestión utilizados para asignar recursos y supervisar el resultado obtenido.
A menudo los procesos de gestión se dividen en diferentes áreas de planificación estratégica, planificación operativa, planificación financiera, presentación de informes y gestión del riesgo, cuando en realidad son parte del mismo proceso.
También se suelen ejecutar como eventos anuales o mensuales, desencadenados por fechas concretas del calendario, que carecen de sentido como eventos y que pueden invalidar cualquier plan realizado sobre esta base.
Adicionalmente, las encuestas sugieren que son objeto de muchos juegos de interpretación y están desprovistos de cualquier vinculación con la estrategia. Como consecuencia, cada vez más organizaciones, quieren avanzar hacia la planificación adaptativa con un enfoque en la ejecución de la estrategia.
Mejorando los procesos de gestión
El personal financiero puede mejorar los procesos de gestión empresarial de la siguiente manera:
Crear un mapa de procesos de gestión
En nuestro último post, hemos identificado una serie de modelos interrelacionados a través de los cuales el rendimiento puede ser planificado y ajustado.
En este paso definiremos cómo estos modelos son actualizados y utilizados para:
- Analizar el rendimiento actual y el del mercado.
- Establecer metas futuras (Planificación Estratégica).
- Identificar y seleccionar las iniciativas estratégicas que disminuirán la diferencia entre el rendimiento actual/forecast y los objetivos (Planificación Táctica).
- Asignar los recursos entre “business as usual” (negocio habitual) y las “iniciativas o proyectos estratégicos” (Planificación Financiera).
- Obtener lo que será lo más probable que suceda si las cosas continúan según lo previsto (Forecast).
- Comunicar lo que está sucediendo y dónde es más probable que esté la organización en el futuro (Informes de Gestión)
- Evaluar qué podría salir mal y cuál sería el impacto en los resultados (Gestión del Riesgo).
Cada uno de estos procesos de gestión está conformado por una serie de tareas que pueden ser representadas como un mapa:
Ejemplo del Mapa de Procesos de Gestión/Tareas
Para cada tarea hay que identificar lo siguiente:
- El departamento y la persona involucrada.
- El modelo de planificación y los datos que se pueden visualizar.
- El tipo de proceso requerido, por ejemplo, introducción de datos, comprobar resultados, etc.
- Cualquier acción o salida a realizar para enviar, por ejemplo, solicitar autorización.
- Notificación de finalización que indica la tarea se ha completado.
Este mapa ahora se puede utilizar como base para racionalizar y simplificar los procesos de gestión.
Avanzar hacia la planificación adaptativa
La planificación adaptativa significa la eliminación de los rituales de planificación anual, forecast semestral y reportes mensuales. En cambio, estas actividades se llevaran a cabo tan a menudo como sea necesario y tan lejos en futuro como tenga sentido.
Para hacer esto, se requiere definir cómo cada una de las tareas de gestión identificadas en el punto anterior se activan. Esto podría hacerse mediante:
- Una excepción. Por ejemplo, una diferencia superior al 10% del objetivo definido para una valor clave en el forecast; costes superiores al 5% de lo presupuestado mientras las ventas han disminuido un 10% a la fecha.
- Un suceso/evento. Por ejemplo, un competidor presenta un nuevo producto competitivo; el anuncio del aumento de los costes de energía por encima de la tasa de inflación que se ha supuesto.
- La finalización de una tarea. Por ejemplo, envío de la solicitud de aprobación del forecast; los resultados actuales son cargados en los modelos.
- Una fecha. Por ejemplo, faltan 4 días para que finalice el mes y se requiere el forecast revisado.
- Incumplir un plazo fijado. Por ejemplo, una excepción requiere una respuesta dentro de 2 días y no ha sido ejecutada.
Cada uno de los elementos anteriores puede utilizarse para desencadenar una actividad de gestión particular para el área de negocio afectada. Como se puede imaginar, esto sólo se puede lograr mediante la utilización de sistemas que posean una capacidad de workflow real y que puedan combinar los diferentes modelos dentro de un solo sistema.
Resumen
El entorno empresarial de hoy en día es único y está siendo impulsado por la tecnología. Para hacer frente a esta situación las organizaciones necesitan equipar a su personal con soluciones modernas y diseñadas para un entorno de negocios impredecible. Ningún ejército regresaría al campo de batalla con las armas y técnicas de ayer. Para sobrevivir y ganar necesitan estar al día con las herramientas y enfoques que permitan nivelar el campo de juego.
Durante muchos años las finanzas han sido objeto de crecientes reducciones o limitaciones de costes y, a menudo son vistos como “un gasto general”. Pero, como hemos explicado en este documento, el personal de finanzas es la clave para mejorar el rendimiento corporativo, debido a su posición y perspicacia para los negocios. Necesitan invertir en comprender la dinámica de los negocios modernos, en las habilidades y técnicas de análisis, en las capacidades y habilidades de comunicación, los sistemas técnicos de soporte y los procesos de gestión revisados.
Pero estas inversiones producirán una mejora a largo plazo, sostenible y proporcionando un valor real para el equipo de gestión.
Sobre CorPeuM
CorPeuM está formado por un equipo internacional de reconocidos expertos en el campo de la gestión del rendimiento corporativo. Nuestra experiencia en el diseño, uso e implementación de sistemas de “mejores prácticas” para planificación, elaboración de presupuestos, presentación y análisis de informes en algunas de las organizaciones más importantes del mundo, nos ha llevado a diseñar y construir una nueva generación y mejor solución, que es capaz de afrontar el actual e inestable entorno empresarial. El resultado es el enfoque CorPeuM, que permite a las organizaciones centrarse en la ejecución de la estrategia mediante la redefinición de la manera en que se gestiona el rendimiento corporativo.
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