Planificación basada en datos: La arquitectura


En esta serie de blogs que estamos explicando la planificación basada en datos y los 7 modelos fundamentales que toda organización necesita para gestionar el rendimiento empresarial. En el último blog 'Planificación Basada en Datos: Cambiando el Futuro, resumimos los tres modelos para fijar las Metas, definir la Estrategia y la optimización de los Recursos. En este Blog examinaremos el rol de la tecnología implantando un modelo de planificación basado en datos.


Puede descargar el documento completo que explica detalladamente la Planificación Basada en Datos (Data Driven Planning).

El dilema de la hoja de cálculo

Para los modelos descritos en esta serie de blogs para trabajar eficazmente, se requerirá algún tipo de tecnología de planificación.  Hoy en día para la mayoría de las organizaciones está tecnología es la hoja de cálculo.  Las hojas de cálculo han sido la herramienta dominante en las organizaciones para la planificación, previsión y gestión de informes durante los últimos 20 años. Y a pesar de la disponibilidad de sistemas destinados a las finanzas, Gartner estima que el 50% de las grandes empresas y el 75% de las organizaciones de tamaño mediano todavía utilizan hojas de cálculo para la planificación y reporting en la empresa.



Esto es debido a una serie de razones, incluyendo su relativamente bajo coste de implementación - todo el mundo tiene acceso a una hoja de cálculo; simplicidad en la configuración y uso - la mayoría de financieros saben cómo utilizar una hoja de cálculo sin necesidad de una formación especial; y por sus amplias capacidades de reporting y análisis. Pero a medida que una organización crece tanto en usuarios y como en requerimientos de información, esos mismos sistemas de hojas de cálculo rápidamente se convierten en una responsabilidad y una gran fuente de preocupación. Las limitaciones de una hoja de cálculo son bien conocidas y son debidas fundamentalmente a su diseño. No vamos a perder tiempo enumerando cada una de ellas, pero usted puede leer más en nuestro documento que acompaña a estos blogs.


Sistemas de Planificación: La Alternativa a las Hojas de Cálculo

Sistemas especialistas en planificación y reporting han estado disponibles desde hace muchos años. Fueron desarrollados específicamente para superar las limitaciones de las hojas de cálculo y poseen un número de funciones comunes como que son multidimensionales, multiusuario, y tienen Reglas basadas en Nombres Asignados, workflow y el reporting integrado.

A pesar de las ventajas de los sistemas empresariales sobre las hojas de cálculo, todavía hay algunos problemas fundamentales que hacen que no soporten el marco de la planificación (“data driven planning”) descrito en este documento.

Podemos comenzar con que, los sistemas de planificación se venden a menudo como productos simples destinados a aplicaciones o procesos particulares. Por ejemplo, muchos proveedores de software ofrecen sistemas de presupuestación pero requieren más sistemas para habilitar los resultados analizados o un cuadro de mando. Aunque algunos proveedores ofrecen 'suites' que contienen la promesa de una solución integrada, muy a menudo la integración se limita a mover datos entre aplicaciones que aumentan la complejidad (y coste) de la solución total.

Asimismo, a través de la descripción de los 7 modelos de planificación, es obvio que las estructuras de datos subyacentes de cada uno son muy diferentes. Algunos son multidimensionales en la naturaleza mientras que otros son relacionales, y todas se asocian con texto/fechas y otros tipos de datos. La mayoría de los sistemas de Planificación sólo admiten un tipo de base de datos y si se admiten varios conjuntos de datos depende del usuario para decidir cuando los datos se mueven entre los modelos. Esto puede generar problemas de integridad y aumenta considerablemente la complejidad de la solución final.

Como consecuencia, para implementar los 7 modelos descritos aquí, las organizaciones se encuentran implementando varios productos, con diferentes arquitecturas y procedimientos de configuración. Pero las cosas están cambiando y aparecen nuevos sistemas que son más capaces de soportar la planificación como una única solución empresarial. De la misma manera que un ERP transforma los requisitos 'back office' de la contabilidad general, stock y producción; combinándolos en una única solución real  controlada a través de flujos de trabajo; por lo tanto esta nueva generación de sistemas de planificación están creados para transformar la manera en la cual las organizaciones planifican y gestionan el rendimiento.

Transformar la Planificación en un Actividad Impulsada por Datos

Una nueva generación de sistemas de planificación que está emergiendo, están basados en datos (Data Driven). Estos sistemas son muy diferentes de los sistemas de planificación tradicionales y tienen una arquitectura que permite soportar los 7 modelos tratados en este documento. Desde una perspectiva de usuario funcionan como un único sistema de gestión donde la planificación puede ser impulsada por eventos y excepciones del entorno empresarial. Por ejemplo, un cambio en el panorama de competidores puede llevar al sistema a recoger más datos para las zonas afectadas, que acarrea que se propongan nuevas iniciativas, se seleccionen y se modifiquen los presupuestos en consecuencia. Esto puede ocurrir en cualquier momento y de manera continua.

Para soportar esta planificación basada en datos ('data-driven'), estos sistemas han integrado totalmente las capacidades para:
  • Modelar Negocios: Soportan múltiples formatos de datos que vincula recursos, carga de trabajo y actividades a los resultados.
  • Soportar Metodología: Soportan completamente la metodología estrategia elegida por una organización y son capaces de vincular directamente la estrategia con las actividades de cada día.
  • Gestión dinámica de flujo de trabajo: Controlan cómo los usuarios interactúan con los modelos de planificación y pueden activar automáticamente la asignación / ajuste de recursos basado en eventos y excepciones.
  • Seguridad adaptable: Automáticamente restringir el acceso a través de perfiles de usuario individuales, y se involucra a la personas según se requiere en el proceso de planificación y revisión a través de listas 'To Do' automatizadas y personalizadas.
  • Gestión de las iniciativas: Que permiten la recolección, evaluación y aprobación de proyectos e iniciativas enfocadas en la mejora de los procesos del negocio y luego supervisar su implementación.
  • Escenario de planificación: Permiten a la dirección evaluar el impacto de eventos incontrolables e incognoscibles simulando condiciones empresariales diferentes y cómo impactan en los objetivos corporativos.
  • Informes, análisis, cuadros de mandos: Proporcionan una gama de informes y que se distribuyen automáticamente a través de la organización según las responsabilidades individuales.

En lugar de ir a través de una especificación detallada de todas las capacidades requeridas por un sistema de planificación basada en datos, en el siguiente Blog vamos a ver un proveedor (CorPeuM) y concentrarnos en unas pocas áreas donde su enfoque es fundamentalmente diferente de los sistemas de planificación convencionales de hoy en día.

Si no puedes esperar  o quieres ver el conjunto completo de blogs, puede descargar nuestro documento sobre Planificación Basada en Datos desde aquí. 

No hay comentarios:

Publicar un comentario