En esta serie de blogs que estamos explicando la planificación basada en
datos y los 7 modelos fundamentales que toda organización necesita para
gestionar el rendimiento empresarial. En el último blog 'Planificación Basada en Datos: Cambiando el Futuro, resumimos
los tres modelos para fijar las Metas, definir la Estrategia y la optimización de los Recursos. En este Blog examinaremos el rol de la tecnología implantando un modelo
de planificación basado en datos.
El dilema de la hoja de cálculo
Para los modelos descritos en esta serie de blogs para
trabajar eficazmente, se requerirá algún tipo de tecnología de
planificación. Hoy en día para la
mayoría de las organizaciones está tecnología es la hoja de cálculo. Las hojas de cálculo han sido la herramienta
dominante en las organizaciones para la planificación, previsión y gestión de
informes durante los últimos 20 años. Y a pesar de la disponibilidad de
sistemas destinados a las finanzas, Gartner estima que el 50% de las grandes empresas
y el 75% de las organizaciones de tamaño mediano todavía utilizan hojas de
cálculo para la planificación y reporting en la empresa.
Esto es debido a una serie de razones, incluyendo su relativamente bajo coste de implementación - todo el mundo tiene acceso a una hoja de cálculo; simplicidad en la configuración y uso - la mayoría de financieros saben cómo utilizar una hoja de cálculo sin necesidad de una formación especial; y por sus amplias capacidades de reporting y análisis. Pero a medida que una organización crece tanto en usuarios y como en requerimientos de información, esos mismos sistemas de hojas de cálculo rápidamente se convierten en una responsabilidad y una gran fuente de preocupación. Las limitaciones de una hoja de cálculo son bien conocidas y son debidas fundamentalmente a su diseño. No vamos a perder tiempo enumerando cada una de ellas, pero usted puede leer más en nuestro documento que acompaña a estos blogs.
Esto es debido a una serie de razones, incluyendo su relativamente bajo coste de implementación - todo el mundo tiene acceso a una hoja de cálculo; simplicidad en la configuración y uso - la mayoría de financieros saben cómo utilizar una hoja de cálculo sin necesidad de una formación especial; y por sus amplias capacidades de reporting y análisis. Pero a medida que una organización crece tanto en usuarios y como en requerimientos de información, esos mismos sistemas de hojas de cálculo rápidamente se convierten en una responsabilidad y una gran fuente de preocupación. Las limitaciones de una hoja de cálculo son bien conocidas y son debidas fundamentalmente a su diseño. No vamos a perder tiempo enumerando cada una de ellas, pero usted puede leer más en nuestro documento que acompaña a estos blogs.
Sistemas de Planificación: La Alternativa a las Hojas de Cálculo
Sistemas
especialistas en planificación y reporting han estado disponibles desde hace
muchos años. Fueron desarrollados específicamente para superar las limitaciones
de las hojas de cálculo y poseen un número de funciones comunes como que son multidimensionales,
multiusuario, y tienen Reglas basadas en Nombres Asignados, workflow y el
reporting integrado.
A pesar de las ventajas de los
sistemas empresariales sobre las hojas de cálculo, todavía hay algunos problemas
fundamentales que hacen que no soporten el marco de la planificación (“data
driven planning”) descrito en este documento.
Podemos comenzar con que, los sistemas
de planificación se venden a menudo como productos simples destinados a
aplicaciones o procesos particulares. Por ejemplo, muchos proveedores de
software ofrecen sistemas de presupuestación pero requieren más sistemas para
habilitar los resultados analizados o un cuadro de mando. Aunque algunos
proveedores ofrecen 'suites' que contienen la promesa de una solución integrada,
muy a menudo la integración se limita a mover datos entre aplicaciones que
aumentan la complejidad (y coste) de la solución total.
Asimismo, a través de la descripción
de los 7 modelos de planificación, es obvio que las estructuras de datos
subyacentes de cada uno son muy diferentes. Algunos son multidimensionales
en la naturaleza mientras que otros son relacionales, y todas se asocian con
texto/fechas y otros tipos de datos. La mayoría de los sistemas de
Planificación sólo admiten un tipo de base de datos y si se admiten varios
conjuntos de datos depende del usuario para decidir cuando los datos se mueven
entre los modelos. Esto puede generar problemas de integridad y aumenta
considerablemente la complejidad de la solución final.
Como consecuencia, para implementar
los 7 modelos descritos aquí, las organizaciones se encuentran implementando
varios productos, con diferentes arquitecturas y procedimientos de
configuración. Pero las cosas están cambiando y aparecen nuevos sistemas que
son más capaces de soportar la planificación como una única solución
empresarial. De la misma manera que un ERP transforma los requisitos 'back
office' de la contabilidad general, stock y producción; combinándolos en una única
solución real controlada a través de
flujos de trabajo; por lo tanto esta nueva generación de sistemas de
planificación están creados para transformar la manera en la cual las organizaciones
planifican y gestionan el rendimiento.
Transformar la Planificación en un Actividad Impulsada por Datos
Una nueva generación de sistemas de planificación que está
emergiendo, están basados en datos (Data Driven). Estos sistemas son muy
diferentes de los sistemas de planificación tradicionales y tienen una
arquitectura que permite soportar los 7 modelos tratados en este
documento. Desde una perspectiva de usuario funcionan como un único sistema
de gestión donde la planificación puede ser impulsada por eventos y excepciones
del entorno empresarial. Por ejemplo, un cambio en el panorama de
competidores puede llevar al sistema a recoger más datos para las zonas
afectadas, que acarrea que se propongan nuevas iniciativas, se seleccionen y se
modifiquen los presupuestos en consecuencia. Esto puede ocurrir en
cualquier momento y de manera continua.
Para soportar esta planificación basada en datos ('data-driven'),
estos sistemas han integrado totalmente las capacidades para:
- Modelar Negocios: Soportan múltiples formatos de datos que vincula recursos, carga de trabajo y actividades a los resultados.
- Soportar Metodología: Soportan completamente la metodología estrategia elegida por una organización y son capaces de vincular directamente la estrategia con las actividades de cada día.
- Gestión dinámica de flujo de trabajo: Controlan cómo los usuarios interactúan con los modelos de planificación y pueden activar automáticamente la asignación / ajuste de recursos basado en eventos y excepciones.
- Seguridad adaptable: Automáticamente restringir el acceso a través de perfiles de usuario individuales, y se involucra a la personas según se requiere en el proceso de planificación y revisión a través de listas 'To Do' automatizadas y personalizadas.
- Gestión de las iniciativas: Que permiten la recolección, evaluación y aprobación de proyectos e iniciativas enfocadas en la mejora de los procesos del negocio y luego supervisar su implementación.
- Escenario de planificación: Permiten a la dirección evaluar el impacto de eventos incontrolables e incognoscibles simulando condiciones empresariales diferentes y cómo impactan en los objetivos corporativos.
- Informes, análisis, cuadros de mandos: Proporcionan una gama de informes y que se distribuyen automáticamente a través de la organización según las responsabilidades individuales.
En lugar de ir a través de una especificación detallada de todas las capacidades requeridas por un sistema de planificación basada en datos, en el siguiente Blog vamos a ver un proveedor (CorPeuM) y concentrarnos en unas pocas áreas donde su enfoque es fundamentalmente diferente de los sistemas de planificación convencionales de hoy en día.
Si no puedes esperar o quieres ver el conjunto completo de blogs, puede descargar nuestro documento sobre Planificación Basada en Datos desde aquí.
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