Planificación basada en datos: CorPeuM

En esta serie de blogs que estamos explicando la planificación basada en datos y los 7 modelos fundamentales que toda organización necesita para gestionar el rendimiento empresarial. En el último blog 'Planificación Basada en Datos: La Arquitectura, definimos los requisitos de los sistemas para soportar la planificación de basada en datos. En este Blog examinaremos a un sistema y veremos cómo es diferente de las soluciones tradicionales de planificación.  

Puede descargar el Documento Planificación Basada en Datos completo que explica detalladamente la Planificación Basada en Datos (Data Driven Planning).

CorPeuM es muy diferente de la mayoría, o incluso de todos, los proveedores de planificación. En algunos aspectos es similar – por ejemplo ser multiusuario, seguridad integrada, etc. pero en otras áreas tiene unas capacidades únicas que lo hacen ideal para la planificación basada en datos. Estas son algunas de las diferencias:

Arquitectura multi-cubo.

CorPeuM soporta plenamente el marco de planificación descrito en esta serie de blogs. Permite a los usuarios crear múltiples modelos con diferentes contenidos y estructuras, pero que funcionan como un único sistema.

Para simplificar la instalación y mantenimiento, los modelos se construyen a partir de un conjunto de definiciones estándar que definen el estado actual y futuro de la organización. Estas definiciones incluyen:

Miembros y las dimensiones del negocio: incluye las dimensiones tradicionales de Business Intelligence de departamentos, versión, producto, canal y así sucesivamente.

Calendarios: Es una dimensión especial donde el tiempo es definido y utilizado para guardar datos. En CorPeuM no es sólo un silo para guardar datos sino una fecha real a la cual se adjuntan datos, que puede ser una fecha particular, una semana, un mes y cualquier otro paso del tiempo. Los datos introducidos luego se consolidaran automáticamente en cualquier lapso de tiempo, por ejemplo meses, trimestres y estaciones. Esta agregación reconoce cómo la empresa ha definido sucesos tales como vacaciones, fines de semana, que pueden variar entre ubicaciones geográficas.

Jerarquía con Fechas Efectivas: Cada dimensión empresarial puede tener múltiples jerarquías que definen cómo los datos van a consolidarse para esa dimensión. Por ejemplo cómo se agregan los  datos de divisiones o departamentos. A estas relaciones de jerarquía se les puede asignar una "de" y "hasta", para que al informar de los resultados, las consolidaciones pueden mostrar:

• la estructura actual de negocio
• una estructura desde cualquier punto dado en el tiempo
• ¿Cómo han evolucionado las relaciones dentro de una estructura con el tiempo?

Los modelos están construidos mediante la selección de combinaciones de definiciones estándar para crear uno o más modelos de datos. Cada modelo de datos representa una particular agrupación de datos adecuados, y con el apropiado nivel de detalle. Por ejemplo, un modelo de pronóstico / forecast de ventas tendría información sobre las personas de ventas, clientes, productos y una estimación de precio/volumen. Un modelo de iniciativas estratégicas que consisten en una jerarquía de causa y efecto que une las iniciativas con los objetivos corporativos y contienen detalles de los hitos, los recursos y los responsables.

Cada uno de los 7 modelos descritos en este documento sería construido de esta forma y luego vinculado unos con otros, así como con una variedad de fuentes de datos externas desde donde se pueden cargar los datos origen. Como los modelos están vinculados, los datos fluyen automáticamente entre los modelos sin necesidad de mover datos manualmente o establecer rutinas de transferencia de datos.

Cuando cambian las jerarquías y las definiciones estándar, los modelos construidos de ellos automáticamente heredarán esos cambios a partir de la fecha asignada. De esta manera, los modelos de datos necesitan poco o ningún mantenimiento, y el sistema garantiza la integridad de los resultados.

Atributos inteligentes

La segunda área  importante que diferencia a CorPeuM es algo llamado  'atributos inteligentes'.

Los atributos no son nada nuevo. Permiten que los miembros de la dimensión del modelo, que típicamente son organizados por jerarquía, también puedan estar asociados con una agrupación alternativa. Por ejemplo, un miembro de la dimensión del producto puede ser organizado por grupos de productos, pero podría también, mediante un atributo, ser asociado a un segmento en particular del color o del cliente. Este atributo puede utilizarse luego para 'filtrar' los miembros de esa dimensión independientemente de dónde encaja en su jerarquía. Por ejemplo, Mostrar todos los productos que son de color ' rojo'.

Los atributos inteligentes dentro de CorPeuM van más allá y permiten ser modelos basados en datos (data driven). Para comenzar, los miembros de la dimensión se pueden asociar con múltiples atributos de usuario, que pueden referirse a los miembros existentes de la dimensión. Por ejemplo, permiten que una medida individual pueda ser asociada a un tipo (por ejemplo, objetivo, carga de trabajo, recursos, etc.), así como a miembros individuales de la dimensión, por ejemplo, una iniciativa estratégica específica y un número específico de departamentos.

Cuando se trata de informes o el suministro de pantallas de entrada de datos, los atributos inteligentes pueden utilizarse para seleccionar automáticamente la combinación correcta de las dimensiones y los miembros para usuarios particulares, pero sin tener que seleccionarlos manualmente. En el ejemplo anterior, seleccionando una iniciativa particular en el SIM, el sistema muestra automáticamente las medidas adecuadas a los departamentos adecuados y sólo lo mostrará a los usuarios apropiados. Solamente se requiere un informe que se establecerá para todos los usuarios y todas las iniciativas, ya que el contenido está siendo controlado por los atributos.

Cuando más miembros de dimensión / iniciativas se añaden a las definiciones estándar, o cambios realizados en los atributos asignados, entonces los informes se reconfiguran automáticamente para presentar la información correcta a las personas adecuadas.

Workflow dinámico

El Flujo de trabajo dinámico es crucial para una arquitectura de datos. En general, los procesos de gestión son típicamente vistos e implementados como los seis distintos procesos de planificación estratégica, planificación táctica, planificación financiera, predicción/forecast, informes de gestión y gestión de riesgos. Sin embargo estos procesos consisten en una serie de subprocesos interconectados que forman la base para la gestión de rendimiento.

Los procesos de gestión de rendimiento se combinan para formar un solo proceso encaminado a la ejecución de la estrategia

Cada subproceso es clave para la gestión de la organización – no pueden omitirse. Deben realizarse en un orden determinado, donde cada actividad se conectará con uno (o varios) de los modelos en el marco de planificación, por diferentes partes de la organización. Incluso dentro de una actividad, hay tal vez interconectadas las tareas que cada departamento tiene que realizar, en un orden específico y en momentos específicos.

Por ejemplo, los presupuestos pueden comenzar con el establecimiento de un objetivo de alto nivel (TSM) y el departamento de ventas decidirá sobre cómo será realizado durante todo el año (OAM). Para ello necesitan trabajar en colaboración con marketing y producción, en iniciativas particulares (SIM) para lograr el objetivo. Una vez finalizado esto, otras áreas de la organización pueden iniciar la asignación de recursos que encajan con las ventas y el plan de marketing.

El workflow - flujo de trabajo es el que controla las acciones del usuario y asegura que se hacen las cosas en el orden correcto y en el momento oportuno. La mayoría de los sistemas consiguen realizarlo con un conjunto de menús o un conjunto de tareas predefinidas a través de las cuales los usuarios trabajan. El problema es que esto no tiene en cuenta ¿qué sucede si los datos (por ejemplo una previsión) demuestran que algo no está funcionando y que necesita ser cambiado? Eso dependerá de un administrador para  configurar manualmente un nuevo flujo de trabajo para hacer frente a cuestiones concretas. Además, la mayoría de sistemas sólo permiten un  flujo de trabajo para su aplicación en particular. Lo que se requiere es una capacidad de flujo de trabajo que cruza todas las aplicaciones.

El workflow de CorPeuM es muy diferente ya que cubre la gestión completa  del ciclo de planificación y reporting. Es guiado por una combinación de actividades creado por un administrador, así como por las excepciones (p.e. la variación entre la previsión de final de año y el presupuesto es superior al 10%) y por eventos (por ejemplo, una tarea no se ha completado en tiempo o un competidor ha anunciado un nuevo producto). En cada uno de estos casos, CorPeuM puede volver a configurar el flujo de trabajo según un conjunto de reglas, haciendo el proceso dinámico pero sin tener que configurar continuamente un nuevo flujo de trabajo por los administradores.

El workflow de CorPeuM es creado por un administrador solamente con "arrastrar y colocar (‘drag and dropping’) una serie de tareas preconfiguradas en una línea de tiempo.

Estas tareas incluyen información sobre:

Detonador de la tarea. Es decir, qué causa empezar la tarea. Podría implicar varios detonadores tales como la completar una tarea anterior; una fecha en el calendario; o una variación.

Departamento y persona implicada. Identifica a los responsables de ejecutar la tarea, que puede incluir varias personas en varios departamentos. Por ejemplo, puede haber un product manager para cada categoría de producto que necesita revisar su área de responsabilidad. Esta actividad podría ocurrir en paralelo, pero cada uno tendría que completarse antes del comienzo de la siguiente tarea.

Modelo de planificación y acceso a datos. Describe para cada tarea el modelo de planificación al que tienen acceso  y a la fracción de datos que se presentarán. Como los modelos contienen datos de varios departamentos que abarcan múltiples procesos, es importante que sólo las personas adecuadas puedan acceder a la información correcta en el momento oportuno. En algunos casos, los usuarios pueden necesitar acceso a múltiples modelos. Por ejemplo, al revisar el rendimiento, pueden necesitar acceso a los modelos de historial detallado de tal manera que les permite llevar a cabo análisis detallados y comparar esos análisis con los datos en los modelos de pronóstico detallados antes de que lleguen a alguna conclusión.

Elaboración necesaria. Una vez se haya concedido el acceso, los usuarios necesitan ser orientados a lo que pueden hacer con los datos. Como se mencionó en el último punto, nosotros podemos conceder acceso para que los usuarios pueden realizar sus propios análisis. Del mismo modo, queremos que puedan cargar sus previsiones actuales desde un archivo externo.

Acción o salida necesaria. Tareas que requieren una salida. Esto podría ser el envío de datos para su aprobación, como en el caso de un presupuesto; haciendo un comentario, como después de la revisión de los resultados reales; o aprobar un envió, como en el caso de crear una previsión. En la mayoría de los casos, la salida será obligatoria y necesita ser explicado claramente el formato esperado. Para los envíos de datos, esto debe incluir el modelo de planificación y segmento de datos que necesita ser completada.

Notificación de finalización. Este última parte indica cuando la tarea se ha completado y ya no está disponible, que puede incluir:

• cuando se ha realizado una acción concreta, como la aprobación de un presupuesto.
• una fecha u hora. Por ejemplo, los pronósticos pueden introducirse hasta el último día del mes, después de lo cual se bloqueará la entrada de datos.
• una condición establecida. Por ejemplo, pueden modificarse hasta que todas las solicitudes presupuestarias se reciban.
• cualquier combinación de los anteriores.

Una vez activado, esta definición genera un cronograma de actividades y su estado. Esto puede utilizarse por los administradores para observar los cuellos de botella en un proceso, así como cambiar las prioridades y enviar notas a los involucrados.

Línea de tiempo de flujo de trabajo mostrando duración permitida y el estado de las actividades

Los usuarios interactúan con el sistema a través de sus propias listas personalizadas 'To Do' que le  guían a través de las acciones que están obligados a realizar.

CorPeuM proporciona a cada usuario con su propia lista personal  de actividades 'To Do'

De esta manera, CorPeuM es capaz de soportar un proceso continuo de planificación que cubre los 7 modelos de planificación descritos en este documento.

Desplazar datos en el calendario - Timeshifting of data

La Planificación concierne principalmente a la sincronización de acciones. Esto es particularmente indiscutible cuando tenemos en cuenta la implementación de iniciativas – ¿cuándo comienza, cuánto tiempo debe continuar? Pero también es indiscutible para las organizaciones cuyo trabajo está basado en proyectos y donde los ingresos y gastos dependen de hitos. En ambos casos, las iniciativas y proyectos representan un conjunto de trabajos y recursos asociados que abarcan un periodo de tiempo.

Para los fines de la planificación, los gestores deberán de conocer el impacto de la demora. ¿Qué sucede si el proyecto se retrasa  3 semanas? ¿Qué recursos necesitaríamos si llevamos adelante algunos de los proyectos y cancelamos otros?

Como CorPeuM utiliza un calendario real y tiene capacidades incorporadas de time-shifting, y este tipo de análisis es fácil de realizar. Con un solo comando, todo el contenido de un proyecto o iniciativa se puede 'mover' en el tiempo, aunque sus fechas de inicio y final originales pueden ser guardadas para fines comparativos. Este retraso se puede expresar en días, semanas, y así sucesivamente, con CorPeuM funcionando se puede informar en términos de meses o de otros períodos para la presentación de informes.

El Reporting es un componente vital de cualquier sistema de planificación. Es a través de informes y análisis que los gestores interpreten los resultados y tomen acciones. Debe permitir cualquier tipo de informe y permitir el acceso a los datos de cualquier lugar en el marco de planificación, pero asegurando que sólo los usuarios con permisos pueden ver los datos correctos.

Informes integrados

Para soportar esto, CorPeuM viene con sus propias capacidades de reporting y análisis que incluyen gráficos, rejillas, informes formales y componentes especializados para formatos tales como mapas estratégicos. Los informes y los  análisis pueden tomar los datos de uno o más modelos. La mayoría de los informes se define como una combinación de múltiples informes simples que se configuran como bloques. Los bloques pueden colocarse en cualquier lugar de una página cuyas dimensiones se  'ocultan' y pueden vincularse para que actúen como un informe.

CorPeuM permite  cualquier tipo de informe y colocarse en cualquier lugar en una página

Los informes pueden contener datos, notas y comentarios, así como información sobre el proceso que genera los datos. También puede incluir los datos que existían a cualquier fecha (CorPeuM mantiene un auditoría completa de todos los cambios), y las estructuras que se utilizaron para producir los resultados consolidados.

Los informes se pueden combinar en libros que pueden ser publicados en varios formatos tales como PDF, Excel, HTML. Excel también puede utilizarse para informar directamente de un modelo.

En nuestro último blog de esta serie consideraremos los pasos para organizaciones que quieren avanzar hacia una planificación basada en datos. 

Si no puedes esperar para ello o quieres ver el conjunto completo de blogs, puedes descargar nuestro documento la  Planificación Basada en Datos desde aquí.