Este es el último de los tres blogs sobre el tema del Despliegue de la Estrategia y la evolución del rol de la función de las Finanzas. Anteriormente me he fijado en la vinculación de los presupuestos a la estrategia y asegurando que las iniciativas estratégicas se están implantando según lo planificado. En este blog nos centraremos en la planificación continua y la ejecución.
El despliegue de la estrategia no es un evento de una sola vez, y no es algo que debe realizarse una vez al año. El despliegue de la estrategia es un evento continuo cuya implantación debe responder continuamente a un entorno cambiante. No tiene sentido continuar los negocios por un camino si debido a acontecimientos inesperados significa que ahora ya no vale la pena. Del mismo modo, no tiene sentido continuar con un presupuesto determinado o una iniciativa si es obvio que las cosas no van a funcionar como estaba previsto. Algo se tiene que cambiar si no queremos desperdiciar los recursos o perder oportunidades.
El problema es que los encargados de implantar la estrategia a menudo están abrumados con otras prioridades y, en particular con la necesidad de cumplir metas financieras a corto plazo. Como resultado, la evaluación y gestión del impacto de las iniciativas es relegado a pocas revisiones, que para muchas organizaciones es anual.
Para empeorar las cosas, el proceso de reasignación de recursos – por ejemplo el presupuesto – puede tomar meses con los participantes involucrados en un elaborado juego, y por tanto no hay tiempo para hacerlo regularmente, y no digamos hacerlo en una base continua.
Automatizar la Ejecución de la Estrategia
Pero ¿cuál es el proceso de seguimiento que podría automatizarse? Es decir, ¿Qué sistemas se podrían poner para recoger detalles específicos sobre la implantación y además advertir a los responsables si empieza a fallar?
Y ¿qué pasa si la recopilación de iniciativas también podría automatizarse? Es decir, ¿hay un mecanismo que durante todo el año permite a los directores proponer iniciativas, que están conectadas con objetivos específicos?
A medida que esto ocurre, ¿qué pasa si los directivos senior tienen la capacidad de evaluar estas propuestas en combinaciones, que luego se pueden desplegar cuando sea necesario, en lugar de tener que esperar al próximo año financiero antes de que sean consideradas?
Hacer esto no es difícil, siempre que se utilicen las tecnologías adecuadas y el proceso presupuestario esté configurado con un enfoque en la estrategia.
Mi último blog contenía detalles de cómo dividir el presupuesto entre 'business as usual' e iniciativas estratégicas. Para avanzar hacia la planificación continúa y su supervisión implica un paso más, y eso conlleva recurrir a una solución tecnológica que puede activar automáticamente partes del proceso de planificación a través de eventos y excepciones.
Permítanme explicar esto con más detalle. Cualquier proceso de planificación consiste en actividades vinculadas, por ejemplo, las ventas podrían proporcionar objetivos y los cuales determinan el mix de productos. Para apoyar esto, será necesario que marketing plantee programas para generar suficientes oportunidades, mientras que producción tiene que asegurarse de que tiene suficiente materia prima y capacidad de producción para satisfacer la demanda esperada.
Lo mismo sucede con la estrategia. Las iniciativas/proyectos se desarrollan como consecuencia de intentar conseguir un objetivo de negocio que no puede lograrse a través de un crecimiento orgánico. Para implantarlo normalmente requiere la implicación de diferentes departamentos en diferentes momentos, todos los cuales conducen a los resultados planificados en algún momento futuro en el tiempo.
Este proceso no puede ser automatizado mediante un sistema de menús, ya que requiere que todo el proceso sea gestionado para el consumo de recursos, la actividad departamental, y así sucesivamente, de los cuales ninguno es responsabilidad exclusiva de una persona
Para automatizar este proceso, se requiere una capacidad de flujo de trabajo donde un administrador puede ordenar una serie de tareas – por ejemplo recoger recursos de forecast, solicitar más información, cargar los resultados reales, etc., que luego se activan individualmente según una fecha, un evento o una excepción. Una fecha podría ser el fin del mes, que hará que el sistema automáticamente envíe los informes de resultado. Un evento, podría ser la realización de una tarea que desencadena la siguiente tarea, que puede ser dependiente en el contenido de la tarea anterior. Una excepción podría ser una fecha retrasada o una variación, como la previsión de ventas esta un 10% por debajo del presupuesto, y entonces automáticamente requiere más información o incluso desencadena un nuevo plan del departamento o producto afectado.
Este tipo de sistema es bastante raro, aunque CorPeuM tiene estas capacidades incorporadas en su solución de planificación.
Con CorPeuM, cuando se inicia un proceso, el sistema automáticamente distribuye las tareas específicas a los implicados, cómo y cuándo están obligados a responder. Cuando un usuario no responde, o una fecha límite no ha sido cumplida, el sistema de workflow escala automáticamente las tareas afectadas a los responsables de supervisar cualquier acción.
Por ejemplo, si una iniciativa estratégica en particular está retrasada en su implantación, o su forecast no va a entregar los beneficios planificados cuando se lanzó, CorPeuM automáticamente alerta a los involucrados y realizar una serie de medidas correctivas.
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Calendario interactivo de flujo de trabajo de CorPeuM
Los administradores cuentan con una línea de tiempo interactiva donde pueden controlar todo el proceso, así como buscar los cuellos de botella y reasignar o volver a iniciar tareas según corresponda.
El resultado es un proceso continuo eficiente y eficaz – un requisito esencial para la implantación de una estrategia eficaz.
Para más información sobre como puede aplicarse este enfoque puede descargar nuestros documentos "Planificación Basada en Datos (Data Driven Planning)" y "Respaldando la ejecución de la estrategia".
Espero que haya encontrado estos blogs interesantes y proporcionado algunas ideas sobre cómo mejorar el proceso de implantación de la estrategia de su organización. Si desea conocer cómo nuestra solución le podría ayudar, entonces póngase en contacto con nosotros.
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